Come migliorare la collaborazione tra team a distanza
Con l'avvento dell'odierno ambiente di lavoro altamente digitalizzato, più persone che mai lavorano a distanza. Il modo in cui migliorare la collaborazione tra team remoti si sta rivelando una sfida importante per i manager e i team leader.
Che cos'è la collaborazione online?
All'inizio, il concetto di collaborazione tra team a distanza può sembrare una contraddizione in termini. Dopo tutto, la saggezza popolare vuole che i team lavorino insieme nello stesso spazio fisico per massimizzare la loro creatività e produttività. In che modo un team può collaborare efficacemente quando non si trova nello stesso spazio fisico o addirittura nello stesso Paese? La risposta è l'utilizzo di efficaci strumenti di collaborazione online.
La collaborazione online può essere definita come il processo di utilizzo di strumenti basati su Internet per facilitare la comunicazione tra i membri del team che si trovano in aree diverse. Un software dedicato, basato su browser o su cloud, rende la collaborazione a distanza semplice e senza interruzioni. Gli strumenti di collaborazione digitale possono essere utilizzati per riunire colleghi che si trovano in qualsiasi spazio fisico, in qualsiasi parte del mondo e in qualsiasi momento.
La collaborazione ai progetti online può essere migliorata facendo lavorare insieme i team in tempo reale attraverso un software specializzato per la condivisione di documenti online che consente di condividere in modo sicuro documenti di testo, file CAD, presentazioni e fogli di calcolo. I colleghi possono connettersi utilizzando un software per riunioni virtuali e fare brainstorming con uno strumento basato su lavagne online. Le app di collaborazione online consentono ai membri del team di chattare e condividere facilmente le idee.
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Perché la collaborazione online è importante al giorno d'oggi?
Con un numero di persone che lavorano a distanza mai visto prima, la collaborazione online è ormai fondamentale per i processi aziendali. I manager e i leader aziendali si stanno rendendo conto del fatto che la chiave per un lavoro a distanza efficace è lo sviluppo di strategie di collaborazione online che consentano ai membri del team di comunicare in modo semplice e sicuro.
Incoraggiare la facilità di comunicazione e sostenere il flusso di idee tra colleghi è sempre stato un aspetto essenziale di un buon lavoro di squadra. Imparare a collaborare in un ambiente virtuale richiede ai team di adottare nuove competenze e nuovi modi di lavorare. Con i migliori strumenti di collaborazione per team remoti, i colleghi possono condividere le loro idee e lavorare insieme proprio come se fossero nella stessa stanza.
Perché si è verificato un aumento del lavoro a distanza?
Studi recenti hanno dimostrato che la maggior parte delle aziende sta adottando una politica di lavoro ibrida o completamente remota. Importanti economisti e analisti aziendali hanno dichiarato che l'aumento del lavoro a distanza rappresenta il più grande cambiamento nel mercato del lavoro dalla Seconda Guerra Mondiale.
L'impatto della pandemia da COVID-19 ha costretto molte imprese ad adottare politiche di lavoro a distanza, ma questo cambiamento è ormai diventato un elemento permanente di numerosi modelli aziendali, anziché una misura temporanea. I lavoratori amano la libertà e la flessibilità che il lavoro a distanza offre, mentre i datori di lavoro beneficiano della possibilità di reperire talenti da qualsiasi parte del mondo.
La quantità di persone che lavorano da remoto è aumentata di circa il 6% dal 2019. Secondo le stime, il 61% dei lavoratori statunitensi lavorava in remoto durante l'apice della pandemia. Mentre il mondo si confrontava con il COVID-19, questa cifra si è assestata intorno al 30%. Sembra più che ovvio che il lavoro a distanza sia destinato a rimanere.
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Quali sono i diversi livelli di collaborazione in un'azienda?
La collaborazione può sembrare un concetto piuttosto semplice, ma i manager devono rendersi conto che esistono diversi livelli di collaborazione. Capire come funzionano i livelli di collaborazione all'interno di un'azienda ti permetterà di scegliere il software di collaborazione di gruppo migliore per le tue esigenze.
A livello di gruppo
Si tratta di un piccolo gruppo di persone che lavorano insieme per lo stesso obiettivo. Di solito, la collaborazione a livello di gruppo coinvolge tre o quattro dipendenti che lavorano allo stesso progetto.
A livello di team
La collaborazione a livello di team fa un salto di qualità. Si tratta di team più grandi, composti da cinque o più persone, che possono anche coinvolgere più team con specializzazioni diverse che lavorano insieme allo stesso progetto.
A livello di rete
A livello di rete, i manager dovranno considerare come i loro team collaborano con terze parti al di fuori dell'organizzazione. Si può trattare di lavorare direttamente con i clienti, di mantenere i contatti con gli appaltatori o di collaborare con le autorità normative o le agenzie governative.
I vantaggi di una buona collaborazione tra team a distanza
Lavorare insieme in un ambiente digitale è un'esperienza diversa rispetto a quella che si vive nello stesso spazio fisico, ma presenta un'ampia gamma di vantaggi. Concentrandosi sui vantaggi del lavoro a distanza, i manager possono sviluppare strategie per incoraggiare una buona collaborazione del team online. Alcuni dei vantaggi della collaborazione in team a distanza sono:
- Migliori livelli di produttività
- Risultati più creativi
- Maggiore trasparenza
Migliori livelli di produttività
Alcuni studi hanno dimostrato che i dipendenti sono più produttivi quando lavorano da remoto. I flussi di lavoro possono essere resi più efficienti, in quanto si evitano riunioni inutili, i colleghi possono ottenere risposte istantanee alle domande e accedere ai documenti, le attività possono essere aggiornate immediatamente e le informazioni possono essere condivise in tempo reale.
Risultati più creativi
Le modalità di lavoro a distanza consentono ai datori di lavoro di accedere a un bacino di talenti molto più ampio. Il mondo intero è letteralmente a tua disposizione. La costituzione di un team composto da vari membri con diverse specializzazioni, esperienze, background e competenze può portare a risultati più creativi.
Maggiore trasparenza
Le modifiche ai progetti e ai documenti possono essere tracciate utilizzando le app di collaborazione, in modo che tutti i membri del team possano vedere esattamente chi ha modificato cosa e in quale momento. Le migliori app di collaborazione consentono ai membri del team di commentare qualsiasi modifica e di confrontare facilmente le versioni più vecchie e più recenti di un progetto.
Strategie per migliorare la collaborazione tra team in remoto
Collaborare in uno spazio digitale con membri del team che possono trovarsi o meno nello stesso fuso orario può essere una prospettiva impegnativa. I manager devono elaborare strategie efficaci per migliorare la collaborazione tra team remoti.
I team leader devono stabilire procedure operative standard e avere obiettivi chiari. Devono incoraggiare una comunicazione aperta e trasparente, utilizzare un linguaggio chiaro e conciso e assicurarsi che tutti i membri del team abbiano compreso appieno i messaggi. Poiché il lavoro a distanza può sembrare a volte isolante, le aziende possono rompere il ghiaccio e organizzare attività di team building per creare un rapporto tra i membri del team.
Per aumentare la produttività è necessario evitare qualsiasi riunione non necessaria. Uno dei vantaggi del lavoro a distanza è la possibilità di essere più dinamici e agili, quindi i team dovranno essere flessibili e disposti ad adattarsi ai cambiamenti.
I manager e i team leader possono fare buon uso degli strumenti di collaborazione online per facilitare il lavoro a distanza. Tuttavia, devono assicurarsi che tutti siano addestrati all'uso efficace di questi strumenti.
Le sfide della collaborazione tra team in remoto
Sebbene i vantaggi del lavoro a distanza siano notevoli, raggiungere livelli ottimali di collaborazione a distanza può essere molto impegnativo.
I membri del team possono dover affrontare le barriere comunicative causate dall'uso di lingue diverse e dai livelli di competenza dei singoli membri del team. La mancanza di interazione faccia a faccia può anche aumentare le difficoltà di comunicazione e far sentire alcune persone isolate.
Anche le differenze di fuso orario possono creare problemi, in quanto non tutti i membri del team possono essere disponibili per le riunioni negli orari migliori. Anche quando è possibile organizzare riunioni, le difficoltà tecniche possono causare tempi morti e impedire i progressi.
I team leader e i manager dovranno concentrarsi sulle strategie per affrontare questi problemi quando si presentano. Tuttavia, utilizzando i giusti strumenti di collaborazione online, i leader aziendali possono evitare molti dei problemi associati alla collaborazione tra team distribuiti.
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Come scegliere gli strumenti di collaborazione online più adatti al team?
La collaborazione a distanza richiede una tecnologia sofisticata per funzionare in modo efficace. Nella scelta degli strumenti di collaborazione digitale da utilizzare, i dirigenti aziendali devono cercare un software con caratteristiche che migliorino la comunicazione e garantiscano un'adeguata sicurezza.
I migliori strumenti di collaborazione per i team remoti devono avere un'interfaccia facile da usare, in modo da ridurre i tempi di onboarding. Il software deve consentire la collaborazione in tempo reale tra i membri del team e avere la capacità di integrarsi completamente con gli altri strumenti utilizzati dall'azienda. Le misure di sicurezza e di privacy sono fondamentali, poiché i membri del team spesso accedono, lavorano e condividono dati aziendali altamente sensibili.
In che modo le soluzioni di collaborazione remota tra team di Dassault Systèmes possono soddisfare le tue esigenze?
Con la piattaforma 3DEXPERIENCE di Dassault Systèmes, il tuo team può collaborare in modo sicuro, efficace e senza interruzioni, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo del pianeta. La piattaforma 3DEXPERIENCE è un potente ambiente digitale basato sul cloud che consente di accedere ai ruoli più recenti di Dassault Systèmes, tra cui:
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Con l'interazione del team in tempo reale, le riunioni operative possono essere gestite utilizzando note adesive categorizzate per appunti, azioni e problemi. Inoltre, offre funzionalità di Visual Management per la gestione di contenuti visivi 3D, PDF e note adesive.
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Collaborazione remota tra team - Conclusioni e prospettive
Con il lavoro a distanza, i manager possono reperire i migliori talenti da tutto il mondo, i lavoratori possono avere maggiore libertà e flessibilità e le aziende possono ridurre drasticamente le spese generali. I posti di lavoro altamente digitalizzati del 21° secolo saranno ottimizzati da sofisticati strumenti di collaborazione online.
La popolarità del lavoro a distanza significa che i dirigenti aziendali dovranno concentrarsi sul miglioramento della collaborazione tra team a distanza. Ottenere una produttività ottimale dal team significa fornire l'accesso ai migliori strumenti di collaborazione digitale.
Gli strumenti di collaborazione online possono essere sfruttati per consentire ai team di raggiungere nuovi livelli di innovazione e creatività. I colleghi possono lavorare insieme indipendentemente dalla posizione dei membri del team, dalla lingua parlata, dal fuso orario o dal dispositivo utilizzato. Con il progredire dell'intelligenza artificiale e dell'apprendimento automatico, siamo certi che la collaborazione lavorativa a distanza diventerà più intelligente, agile e adattabile che mai.
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Domande frequenti
L'utilizzo dei più recenti strumenti di collaborazione online consentirà ai dirigenti aziendali di tenere sotto controllo i livelli di produttività del proprio team.
Quando scegli i migliori strumenti di collaborazione per i team remoti, cerca un software che sia sicuro, che consenta un facile monitoraggio dei progetti e che faciliti la comunicazione tra i team.
I manager devono assicurarsi di fissare obiettivi chiari, di comunicare sempre con chiarezza con tutti i membri del team, di incoraggiare l'affiatamento e di utilizzare i giusti strumenti di collaborazione a distanza.