Cómo mejorar la colaboración remota de los equipos
Debido al alto nivel de digitalización del actual lugar de trabajo, cada vez son más las personas que trabajan de forma remota. La mejora de la colaboración entre equipos remotos está siendo un gran desafío para los gestores y jefes de equipo.
¿Qué es la colaboración en línea?
Al principio, el concepto de colaboración remota en equipo puede parecer una contradicción. Después de todo, tradicionalmente el concepto de trabajo en equipo ha implicado que todos los miembros compartan el mismo espacio físico para lograr la máxima creatividad y productividad. ¿Cómo pueden los miembros de un equipo trabajar juntos de forma eficaz si no están en el mismo espacio físico o incluso en el mismo país? Muy sencillo: gracias a herramientas eficaces de colaboración en línea.
La colaboración en línea se puede definir como el proceso de utilizar herramientas basadas en Internet para facilitar la comunicación entre miembros de un equipo que se encuentran en diferentes ubicaciones. El software específico basado en navegador o en la nube hace que la colaboración de forma remota sea fácil y fluida. Las herramientas de colaboración digital sirven para poner en contacto en cualquier momento a compañeros que se encuentran en otro espacio físico en cualquier lugar del mundo.
La colaboración en proyectos en línea en tiempo real es posible gracias al uso de software especializado para compartir documentos en línea de forma segura, por ejemplo, documentos de texto, archivos CAD, presentaciones y hojas de cálculo. Los miembros del equipo pueden conectarse mediante un software de reuniones virtuales e intercambiar ideas mediante una herramienta de pizarra en línea. Por otro lado, las aplicaciones de colaboración en línea les permiten chatear y compartir ideas fácilmente.
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¿Por qué es tan importante hoy en día la colaboración en línea?
El trabajo de forma remota es una tendencia que no para de crecer, por lo que la colaboración en línea es crucial para los procesos empresariales. Los directivos y líderes empresariales se están dando cuenta de que la clave para un trabajo remoto eficaz es desarrollar estrategias de colaboración en línea que permitan a los miembros del equipo comunicarse de forma fácil y segura.
Fomentar una comunicación sencilla y facilitar el flujo de ideas entre compañeros siempre ha sido un aspecto esencial de un buen trabajo en equipo. Aprender a colaborar en un entorno virtual requiere que los equipos adopten nuevas habilidades y nuevas formas de trabajar. Con unas buenas herramientas de colaboración para equipos remotos, los compañeros pueden compartir sus ideas y trabajar juntos como si estuvieran en la misma sala.
¿Por qué ha aumentado el teletrabajo?
Estudios recientes han demostrado que la mayoría de las empresas están adoptando una política de trabajo híbrido o totalmente remoto. Destacados economistas y analistas empresariales coinciden en que el aumento del teletrabajo representa el mayor cambio en el mercado laboral desde la Segunda Guerra Mundial.
Como consecuencia de la pandemia de COVID-19, muchas empresas se vieron obligadas a adoptar políticas de teletrabajo, pero lo que comenzó siendo una medida temporal, se convirtió en la estrategia permanente para muchos modelos de negocio. A los trabajadores les encanta la libertad y flexibilidad que ofrece el teletrabajo, mientras que a los empleadores les beneficia la posibilidad de poder encontrar talento en cualquier parte del mundo.
La cantidad de personas que trabajan de forma remota ha aumentado aproximadamente un 6 % desde 2019. Se calcula que, durante el momento álgido de la pandemia, el 61 % de los trabajadores estadounidenses teletrabajaban. Esa cifra se ha estabilizado en el 30 % una vez superados los peores años de pandemia. Parece más que obvio que el teletrabajo ha llegado para quedarse.
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Contento relacionado con la colaboración en equipo
¿Cuáles son los diferentes niveles de colaboración en una empresa?
El concepto de colaboración puede parecer simple, pero los gestores deben ser conscientes de que hay diferentes niveles de colaboración. Comprender cómo funcionan los niveles de colaboración dentro de una empresa le permitirá elegir el mejor software de colaboración en equipo para sus necesidades.
El nivel de grupo
Este nivel se refiere a un pequeño grupo de individuos que trabajan juntos para alanzar el mismo objetivo. Por lo general, la colaboración a nivel de grupo implica de tres a cuatro empleados que trabajan en el mismo proyecto.
El nivel de equipo
La colaboración a nivel de equipo supone un gran avance. Implica equipos más grandes, de cinco o más personas, o incluso varios equipos con diferentes especialidades que colaboran en el mismo proyecto.
El nivel de red
En el nivel de red, los gestores deben considerar cómo colaboran sus equipos con terceros fuera de su organización. Podría tratarse de trabajar directamente con los clientes, establecer vínculos con contratistas o trabajar con reguladores o agencias gubernamentales.
Los beneficios de una buena colaboración remota en equipo
Trabajar juntos en un entorno digital es diferente a hacerlo en el mismo espacio físico, pero tiene muchos beneficios. Al centrarse en las ventajas de trabajar de forma remota, los gestores pueden desarrollar estrategias para fomentar una buena colaboración en equipo en línea. Estos son algunos de los beneficios que aporta la colaboración remota en equipo:
- Productividad mejorada
- Resultados más creativos
- Mayor transparencia
Productividad mejorada
Los estudios han demostrado que los empleados son más productivos cuando trabajan de forma remota. Los flujos de trabajo pueden ser más eficientes ya que se evitan reuniones innecesarias, los miembros del equipo pueden obtener respuestas y acceder a documentos de forma instantánea, las tareas se pueden actualizar inmediatamente y la información se puede compartir en tiempo real.
Resultados más creativos
Los acuerdos de trabajo remoto dan a los empleadores acceso a un grupo de talentos mucho más amplio. El mundo entero está literalmente a su disposición. Formar un equipo compuesto por varios miembros con diferentes especialidades, trayectorias, antecedentes y experiencia puede dar lugar a resultados más creativos.
Mayor transparencia
Mediante aplicaciones de colaboración se puede hacer un seguimiento de los cambios en proyectos y documentos, de modo que todos los miembros del equipo sepan exactamente qué se ha cambiado, por quíén y en qué momento. Con buenas aplicaciones de colaboración, los miembros del equipo podrán hacer comentarios sobre cualquier cambio y comparar fácilmente versiones anteriores y actualizadas de un proyecto.
Estrategias para mejorar la colaboración remota en equipo
Colaborar en un espacio digital con miembros del equipo que pueden o no estar en la misma zona horaria puede suponer todo un reto. Los gestores deben idear estrategias eficaces para mejorar la colaboración entre equipos remotos.
Los líderes de equipo deben establecer procedimientos operativos estándar y tener objetivos claros. Deben fomentar una comunicación abierta y transparente, utilizar un lenguaje claro y conciso y asegurarse de que todos los miembros del equipo han comprendido completamente los mensajes. Dado que el trabajo remoto puede en ocasiones parecer aislado, las empresas pueden utilizar actividades para romper el hielo y fomentar el trabajo en equipo que ayuden a establecer una buena relación entre los miembros.
Con el fin de mejorar la productividad, se debe evitar cualquier reunión innecesaria. Uno de los beneficios del trabajo remoto es su capacidad de ser más dinámico y ágil, por lo que los equipos deberán ser flexibles y estar dispuestos a adaptarse a las circunstancias cambiantes.
Los responsables y los líderes de equipo pueden hacer un buen uso de las herramientas de colaboración en línea para facilitar el trabajo remoto. Sin embargo, deben asegurarse de que todos los miembros del equipo tengan los conocimientos necesarios para utilizar estas herramientas de forma eficaz.
Los desafíos de la colaboración remota en equipo
Aunque el teletrabajo ofrece ventajas significativas, lograr los niveles óptimos de colaboración remota puede suponer todo un reto.
Es posible que los miembros del equipo tengan que hacer frente a las barreras de comunicación derivadas del uso de diferentes idiomas y los niveles de competencia de cada miembro del equipo. La falta de interacción cara a cara también puede aumentar las dificultades de comunicación y hacer que algunas personas se sientan aisladas.
Las diferencias de zona horaria también pueden plantear problemas, ya que es posible que no todos los miembros del equipo estén disponibles en el momento de las reuniones. Incluso si la reunión es a una hora conveniente para todos, pueden darse dificultades técnicas que generen tiempos de inactividad y dificulten el buen desarrollo.
Los jefes de equipo y los gestores deben desarrollar estrategias para abordar estos problemas cuando surjan. Sin embargo, al utilizar las herramientas de colaboración en línea adecuadas, los líderes empresariales pueden evitar muchos de los problemas asociados a la colaboración de equipos distribuidos.
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¿Cómo elegir las herramientas de colaboración en línea adecuadas para su equipo?
El trabajo remoto de colaboración requiere una tecnología sofisticada para que el departamento de TI funcione de forma eficaz. A la hora de elegir qué herramientas de colaboración digital utilizar, los líderes empresariales deben buscar software con funciones que mejoren la comunicación y ofrezcan el nivel de seguridad adecuado.
Las herramientas de colaboración óptimas para equipos remotos deben contar con una interfaz sencilla para reducir el tiempo necesario para aprender a usarlas. El software debe permitir la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo y tener la capacidad de integrarse con otras herramientas utilizadas por la empresa. Es imprescindible que se apliquen estrictas medidas de seguridad y privacidad, ya que los miembros del equipo suelen acceder a datos corporativos confidenciales, trabajar con ellos y compartirlos.
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ENOVIA 3DSwymer conecta a todos los usuarios del flujo de valor a través de su amplia gama de aplicaciones y servicios, lo cual facilita el uso compartido eficiente, la experimentación y la innovación.
Se pueden establecer comunidades sociales con colaboradores, consumidores y clientes para validar conceptos e ideas, lo que hace posible interactuar con ellos antes en el proceso de ideación y llegar al mercado más rápido. Con un esfuerzo mínimo, se pueden recopilar y evaluar valiosos comentarios en toda la cadena de valor.
ENOVIA 3DSwymer permite una mejor toma de decisiones gracias al aprovechamiento de datos de toda la empresa, no solo de los que están más a mano o los de informes obsoletos. Compartir datos y estados de proyectos de forma segura y sencilla también mejora la productividad al reducir el tiempo dedicado a actualizar los datos y gestionar el estado de los proyectos.
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Colaboración remota en equipo: conclusión y perspectivas
Con el trabajo remoto, los gestores pueden utilizar los mejores talentos en cualquier lugar del mundo, los trabajadores pueden tener más libertad y flexibilidad, y las empresas pueden reducir drásticamente sus gastos generales. Los actuales lugares de trabajo, que tienen un alto nivel de digitalización, utilizan sofisticadas herramientas de colaboración en línea.
Dada la popularidad del trabajo remoto, los líderes empresariales tendrán que prestar atención a la mejora de la colaboración remota en equipo. Para lograr una productividad óptima del equipo, es imprescindible que sus miembros dispongan de las mejores herramientas de colaboración digital.
Las herramientas de colaboración en línea se pueden aprovechar para capacitar a los equipos para alcanzar nuevos niveles de innovación y creatividad. Los compañeros pueden trabajar juntos independientemente de su ubicación, el idioma que hablen, la zona horaria en la que se encuentren o incluso el dispositivo que utilicen. En vista de los avances de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, es predecible que la colaboración remota sea cada vez más inteligente, ágil y adaptable.
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Decidir cuáles son las herramientas de colaboración en línea adecuadas para su empresa puede ser un proceso complicado. Debe asegurarse de que trabaja con un proveedor de software conocido por producir soluciones innovadoras, eficientes y seguras que se puedan utilizar en una amplia gama de sectores.
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Preguntas frecuentes
El uso de las últimas herramientas de colaboración en línea permitirá a los líderes empresariales realizar un seguimiento de los niveles de productividad de su equipo.
A la hora de elegir las mejores herramientas de colaboración para equipos remotos, busque software que sea seguro, que permita una supervisión sencilla de los proyectos y que facilite la comunicación entre equipos.
Los gestores deben asegurarse de establecer objetivos claros, comunicarse siempre con claridad con todos los miembros del equipo, fomentar el vínculo entre los equipos y utilizar las herramientas adecuadas de colaboración remota en equipo.