ダッソー・システムズ・グループ 就職応募者のプライバシーに関する方針

ダッソー・システムズ及びその子会社(以下、総称して「3DS」という)は、その事業を遂行するため、就職応募者から個人情報(以下に定義)を収集します。 3DSは、入手した情報のプライバシー保護に努め、このプライバシーに関する方針(以下、「ポリシー」という)は、処理する個人情報の保護に適用される原則及びガイドラインを定めます。 このポリシーの目的は、3DSが就職応募者の個人情報を収集し使用する方法について、さらに自身でその使用をコントロールできる方法について就職応募者に知らせることです。 一般データ保護規則(General Data Protection Regulation 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data)、及び同規則に従って採用された国内法を含む(ただしこれに限らない)、適用される法律及び規制を順守することは、3DSのポリシーです。

 

1.このポリシーの適用範囲

このポリシーは、就職応募者が応募過程で3DSに提供する個人情報に適用されます。 個人情報とは、特定の個人と識別された、もしくは識別が可能な個人に関わるあらゆる情報を意味します(以下、「個人情報」という)。識別が可能な個人とは、特に識別番号かその個人に特有な一つ以上の要因を照合することにより直接または間接に特定されうる個人のことです。

 

2.収集されるデータ及び目的

採用プロセスの過程で3DSは、就職応募者に個人情報を提供するよう要求しますが、その内容は適用される労働法を順守するために国によって異なる場合があります。適用法を条件として、収集される個人情報には、以下が含まれます:

  • 個人的な記述子(性別、氏名、生年月日、出生地、住所、電子メールアドレス等)
  • 雇用情報(職歴、専門領域、希望する職種、評価、信用照会面接等)
  • 教育情報(学歴、学位等)
  • その他の個人情報で下記の目的に関連するもの

しかしながらすべての場合において、要求される個人情報は採用の実施及び進行中の採用手続きの処理(以下を含む)に必要とされるデータに限定されます(就職応募者は3DSに対する追加の個人情報の提供を任意で選択できることが了解されています。)。

  • 就職応募者の評価及び3DSにおける欠員やポジションに最適な人材の採用
  • 採用情報源の管理
  • 身元調査
  • 行政機関への報告

 

3.個人情報保存期間

個人情報の処理とは、状況の必要性に応じた、または法律の要求に基づいた、個人情報の使用、保存、記録、転送、適用、要約、修正、共有、破棄を含みます。3DSは、雇用資格と身分証明の確認のために、個人情報を含む原本を要求する場合がありますが、その情報は同様に処理される場合があります。 3DSは、就職応募者の個人情報を不必要に保存しません。保存期間は個人情報の種類及び処理方法によって異なります。 3DSは、個人情報の収集目的に反する形で個人情報を処理することはありません。収集の目的上必要な範囲において、3DSは個人情報が意図された使用に合致し、正確であり、完全であり、最新であるよう合理的な手順を踏むものとします。 収集された個人情報はすべて、当該収集目的の適切な範囲、及び該当する法律が要求する範囲において、一定期間保存されます。 3DSが、法令の許容する範囲内でまたは同意を得て、個人情報を処理・使用する場合、3DSは、(i)3DSが使用に法的利益を有する場合は、当該目的を達成するときまで、(ii)3DSがあなたの個人情報の使用に法的利益がある場合は、就職応募者が3DSによる当該就職応募者の個人情報の使用に異議を申し立てるまで、または(iii)就職応募者が同意している場合は、当該就職応募者が同意を撤回するまで、当該個人情報を保存します。ただし、3DSが適用法により個人情報の保存義務を負う場合または個人情報が法的請求に対する主張・防御に必要とされる場合、3DSは当該個人情報を、関連する保存期間が満了するまでまたは当該請求が解決されるまで、保存します。

 

4.個人情報の転送

3DSはグローバル企業として、個人情報を効率的に管理するためのテクノロジーを活用し、グローバルな事業運営全体で採用候補者をオンラインで募ります。3DSは、上記の目的において、個人情報を他国の3DSのスタッフにアクセスできるようにする場合があります。

これには、就職応募者が在住する国内、及び国外への個人情報の転送が含まれます。また、上記の使用に関連し、3DSにサービスを提供するサプライヤー、委託業者またはサービス代行業者に対し、個人情報を開示する必要性が生じる場合もあります。たとえば、一定の法的要件に基づき、3DSは外部のサービス提供者を使い、学歴や職歴、報酬、経歴、信用照会及び身元などの個人情報の収集、処理、確認を行う場合があります。3DSはまた、3DSの一部の運営事業の買収を検討している第三者の合理的な要求を満たすために個人情報を開示する場合があります。

欧州連合の居住者の個人情報を第三者と共有するに先立ち、3DSは第三者が(i)本ポリシーに沿って個人情報を保護し、(ii)欧州連合の情報プライバシー法に従っている、または、当該法律に照らして「十分なレベルの保護措置」を講じていることを確認します。 欧州連合からアメリカ合衆国やその他欧州連合以外の地域への個人情報の転送に関しては、欧州連合の就職応募者に関連する個人情報を受け取った3DSの子会社は、欧州の法律に照らして「十分なレベルの保護措置」を講じています。 本ポリシーや適用する法律に反する形で従業員または契約社員が個人情報を使用、また開示していることを3DSが認識した場合、3DSはかかる使用または開示の防止や停止のための合理的な措置をとります。

3DSは、3DSの自らの裁量において、3DSの法的利益を守るために個人情報の開示が必要であると判断した場合、個人情報を第三者に開示します。たとえば、以下のような種類の状況の場合: (i)法的問題である場合(例:税金や社会保障の当局に対する)、(ii)3DSの法的権利を守るため(例:訴訟の提起あるいは応訴、行政手続きの対応や開始のため)、または(iii)就職応募者の健康または安全に危険が及ぶ可能性のある緊急事態の場合。

 

5.アクセス権 、訂正権その他の権利

3DSは、収集された個人情報がこのプライバシーに関する方針に記載の目的に使用されかつそのような個人情報が正確かつ最新であるように合理的な措置をとります。 一般データ保護規則(General Data Protection Regulation 2016/679 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data)及び同規則に従って採用された国内法とその他各国における適用法に従い、就職応募者は、人事部に通知するか3DS.Compliance-Privacy@3ds.comに電子メールを送信することで、(i)合理性または公平の原則に基づき自らの個人情報にアクセスするか、ii) 3DS career site: https://talentacquisition.3ds.com/careersection/ex/mysubmissions.ftl?la…に登録しているアカウントにログインし、自らの個人情報の訂正・更新するか、または(iii)人事部へ連絡するか又は3DS.Compliance-Privacy@3ds.comにメールを送るかのいずれかの方法で処理を制限するよう依頼することができます。個人情報が事実に反するとの報告に際しては、3DSは、合理的な努力をもって修正するものとします。要望の範囲によって、3DSは当該情報のアクセスと修正に関連して発生、自社で負担する費用(コピー費など)について、合理的な費用を請求する権利を留保します。 就職応募者は3DS人事部に対し、氏名、住所の法的な変更、及びその他状況の変更を含む人事データに関する変更を通知しなければなりません。就職応募者は、3DS人事部に問い合わせるか、3DS.Compliance-Privacy@3ds.com宛てに電子メールを送ってください。 3DSは、適用する法律または規則の定めに基づき、一定状況において、個人情報へのアクセスを却下する場合があります。

 

6.個人情報のセキュリティ

3DSは、個人情報の保護及びセキュリティに関して合理的な安全措置を実施しています。 すべての個人情報は機密として取り扱われます。ゆえに、3DSは、かかる個人情報へのアクセスを3DS従業員、契約社員または代理業者のうちでその個人情報収集の目的に合致した自己の業務を遂行するか3DSにおける義務を履行するに際して当該データを知る必要のある者に制限しています。事業に関連しないアクセスや開示はすべて禁止されています。個人情報にアクセスする人員はすべて、守秘義務の拘束を受けます。 すべての従業員は、テクニカルなアクセスや認可プロセス及び手続きを尊重し、個人情報の機密性の保持に寄与しなければなりません。3DSは、個人情報を紛失、悪用、不正アクセス、開示、変更及び破壊から防御するための物理的、電子的、手続き上の安全措置を合理的範囲で保持します。そういった安全措置の一環として、3DSは、個人情報が転送される際の保護を意図したテクノロジーを採用し、転送エラーや第三者の越権行為を防止します。 3DSは個人情報を保護するための合理的な安全措置を設置しているものの、個人情報のセキュリティが完全に確保された転送や保存の方法はないと認識しています。就職応募者が、自らの個人情報のセキュリティが侵害あるいは悪用されたと確信する場合は、3DS人事部に連絡してください。

7.紛争の解決

3DSは、本ポリシーの原則に従い、個人情報の使用と開示に関するクレームを調査し、解決を試みます。 3DS人事部への問い合わせなど3DS社内の手続きによる解決が図れない場合、欧州連合、リヒテンシュタインまたはノルウェイに居住する就職応募者は、各国のデータ保護の監督機関(例:フランスの場合はC.N.I.L)に直接案件を報告できます。欧州連合、リヒテンシュタインまたはノルウェイ以外に居住する場合は、紛争解決のための現地手続きに従うものとします。 個人情報の不正アクセスや悪用は、現地の法令及び慣習に従い、重大な違法行為として扱われる場合があります。

8.連絡先

本ポリシーに関する質問やコメントについては、3DS人事部、または3DSデータ・プロテクション・オフィサー(3DS.Compliance-Privacy@3ds.com)までお願いします。

 

9.ポリシーの発効日及び改訂日

本ポリシーは、3DSの就職応募者に通達されます。3DSはプライバシーに関する取り組みを正確に反映し、また必要とされる法的要件を順守するため、折にふれて本ポリシーを更新する可能性があります。最新のポリシーは提供され、発効日が明示されます。

 

本ポリシーの発効日は2018年9月6日です。