ENERBIOFLEX

Dans le courtage en énergie, les délais sont courts et les informations nombreuses. Pour préparer une consultation, Enerbioflex doit réunir les données du client, solliciter plusieurs fournisseurs, gérer les documents associés et comparer rapidement les offres reçues. Une fois le budget prévisionnel établi, le client doit généralement pouvoir prendre sa décision dans la journée.

Pendant plusieurs années, ces opérations ont pourtant reposé en grande partie sur des fichiers Excel, des mails et de nombreuses tâches manuelles. À mesure que l’activité se développait, cette organisation devenait difficile à maintenir : informations saisies plusieurs fois, doublons, documents dispersés et temps consacré à des tâches à faible valeur ajoutée.

C’est dans ce contexte qu’Enerbioflex a commencé, dès 2019, à digitaliser ses processus avec 3DEXPERIENCE ITEROP de Dassault Systèmes. D’abord utilisé pour répondre à des besoins opérationnels précis, l’outil s’est progressivement étendu à l’ensemble de l’entreprise.

Fondée en 2016 par Étienne Demeiller, ingénieur de formation, Enerbioflex accompagne historiquement le monde agricole sur les enjeux énergétiques, avant de se spécialiser sur un segment spécifique : la méthanisation, c'est-à-dire les sites de production de biogaz. Aujourd'hui, l'entreprise accompagne près de 40 % des méthaniseurs français, et a progressivement élargi son champ d'action aux industriels ruraux de tous secteurs.

Le métier d'Enerbioflex repose sur deux piliers : l'accompagnement à l'achat d'énergie et à l'optimisation des factures d'un côté, et un rôle de bureau d'études, plus orienté terrain, qui aide les clients à mieux comprendre et mieux maîtriser leur consommation de l'autre. 

Basée à Amiens, avec un second site près de Nancy, l'entreprise compte aujourd'hui 25 collaborateurs, contre 8 il y a trois ans à peine : un rythme de croissance qui a vu ses effectifs doubler presque chaque année.

Avant la mise en place d’ITEROP, l’essentiel de l’activité était géré manuellement, dans des fichiers tableurs. Les informations clients, les données de consultation fournisseurs et le suivi des dossiers transitaient par des fichiers partagés, avec leur lot de doublons, de ressaisies et de copier-coller.

Une partie importante du temps des collaborateurs était ainsi consacrée à des tâches administratives : recouper des données, mettre à jour des cellules ou retrouver la bonne version d’un fichier.

Ces difficultés étaient particulièrement visibles dans le processus de courtage en énergie. Chaque consultation de fournisseur nécessitait l’envoi manuel de nombreux mails, avec à chaque fois des dossiers complets à joindre : fichiers Excel, fichiers compressés, PDF. Un travail long et répétitif, également exposé au risque d’erreur. 

À cette complexité opérationnelle s'ajoutait une contrainte propre au métier du courtage en énergie : un marché jeune, peu structuré, pour lequel aucune solution standard du marché ne répondait vraiment au besoin. Étienne Demeiller cherchait alors un outil capable à la fois de suivre l'activité et, surtout, de l'automatiser.

En 2019, alors qu’Enerbioflex ne comptait encore que cinq à six collaborateurs, Étienne Demeiller découvre ITEROP au fil de ses recherches. Ce qui le convainc : la possibilité de construire des processus sur mesure et de les faire évoluer rapidement. Une première version de processus pouvait être créée à partir de zéro en une semaine, permettant de commencer à structurer l’activité avant même d’automatiser les différentes étapes.

Le premier processus digitalisé porte sur l’optimisation de la fiscalité énergétique des clients. Le cas d’usage est particulièrement adapté : une même information saisie doit être diffusée dans plusieurs formulaires CERFA adressés à l’administration fiscale.

Convaincu par les résultats, Étienne Demeiller étend progressivement la démarche à d’autres flux de l’entreprise : marketing, commerce, comptabilité, ressources humaines et production.

La solution évolue ainsi avec l’entreprise. Chaque nouvel arrivant est aujourd’hui formé à ITEROP dès son intégration, tandis que les processus continuent d’être ajustés au fil des besoins des équipes. 

Le processus de courtage en énergie illustre concrètement la transformation d’Enerbioflex. Dès qu'un devis est signé côté CRM, l'information remonte automatiquement dans ITEROP, qui vérifie la cohérence des données puis lance le processus de production. Les informations sont préremplies pour éviter les doubles saisies, l'arborescence documentaire est générée automatiquement, tout comme les mails de consultation envoyés aux fournisseurs d'énergie sélectionnés.

Une fois les offres reçues et comparées, le budget prévisionnel est transmis au client autour de midi, pour une restitution en début d’après-midi. La décision doit généralement être prise le jour même, avant 16h ou 17h. Si le client valide une offre, l’ensemble des données du contrat est intégré dans ITEROP. S’il souhaite patienter, le dossier reste en veille jusqu’à une prochaine consultation, sans perte d’information.

Ce processus prend également en charge une partie de la relation avec les fournisseurs : ceux dont l’offre n’a pas été retenue reçoivent automatiquement une notification de remerciement accompagnée de quelques éléments d’explication.

L’automatisation ne remplace donc pas le travail des équipes : elle prend en charge une partie des tâches répétitives et de la circulation de l’information, pour leur permettre de se concentrer davantage sur l’analyse des offres et la relation avec le client.

Cette transformation des processus s’est inscrite dans une période de forte croissance pour Enerbioflex. Entre 2022 et 2025, l’entreprise est passée de 8 à 25 collaborateurs, tandis que son chiffre d’affaires est passé de 400 000 euros à 1,5 million d’euros.

Une évolution qui a nécessité de revoir en profondeur l’organisation de l’activité : les nouveaux collaborateurs doivent pouvoir monter en compétence rapidement, sans dépendre de méthodes propres à chaque personne, tandis que chaque dossier doit rester traçable et fiable malgré l’augmentation du volume de consultations. 

Sur le processus de courtage, la standardisation portée par Esteban Bloch, responsable du système d'information, a permis de sortir d'un fonctionnement calqué sur les habitudes d'une seule personne pour construire un modèle reproductible par toute nouvelle recrue. Certaines étapes auparavant manuelles, comme la récupération des courbes de charge auprès des distributeurs d'énergie, qui pouvait prendre jusqu'à 15 minutes par dossier, sont en passe d'être totalement automatisées, libérant ce temps pour l'analyse et le conseil au client. 

Côté clients, les notifications automatiques (SMS, mails de suivi, mails de remerciement) ont amélioré la perception du service par une clientèle habituée à des délais de décision très courts. Côté fournisseurs, la rigueur et la régularité du processus ont été spontanément relevées par certains partenaires, qui ont comparé favorablement la structuration d'Enerbioflex à celle d'acteurs bien plus importants. 

La digitalisation des processus s’est donc construite progressivement chez Enerbioflex, en partant de besoins opérationnels concrets avant de s’étendre à l’ensemble des métiers. Cette approche se poursuit aujourd’hui avec de nouveaux projets autour de la gestion documentaire et de l’intelligence artificielle.

Un cahier des charges est notamment en cours de définition pour une gestion électronique de documents assistée par intelligence artificielle. À plus long terme, Enerbioflex envisage également d’intégrer davantage d’intelligence artificielle dans la définition et l’évolution de ses processus.

Pour Étienne Demeiller, l’enjeu reste cependant de faire de la technologie un support pour les équipes, sans créer de dépendance qui fragiliserait l’activité. Il décrit ainsi ITEROP comme un « exosquelette » de l’entreprise : une structure qui permet d’absorber davantage d’activité tout en conservant la capacité des équipes à s’adapter.