Auchan Retail France

L'industrie de la grande consommation fait face à des défis croissants, notamment les attentes évolutives des consommateurs, l’exigence d'expériences omnicanales et le besoin de personnalisation. Pour y répondre, les leaders du secteur comme Auchan doivent innover constamment. Dans cette dynamique, la transformation numérique est devenue essentielle pour optimiser les processus et répondre aux exigences du marché.

Auchan est l’un des principaux acteurs de la grande distribution alimentaire en France et figure parmi les dix plus grandes enseignes mondiales. En 2022, il se classait au 16e rang mondial en termes de chiffre d’affaires, et au 2e rang en France, juste derrière Carrefour. Le groupe exerce ses activités dans de nombreux domaines : les hypermarchés, les supermarchés, l'immobilier, la banque, le commerce électronique, l'ameublement et la décoration.

En 2018, Auchan était confronté à plusieurs difficultés, en particulier au sein de sa propre direction comptable. Les systèmes de communication étaient obsolètes, le traitement des documents manquait d’efficacité, et la collaboration entre les services centraux et les magasins n’était pas fluide.

La direction comptable utilisait divers outils de gestion, ce qui compliquait l'intégration des systèmes et entravait l'obtention d'une vision consolidée des données. Cette diversité augmentait également les risques d'incohérences et rendait nécessaire l'automatisation de certaines activités, notamment la gestion des événements non standards. De nombreux processus restaient manuels, chronophages et sujets à des erreurs, soulignant l'urgence de moderniser les processus par l'adoption de solutions innovantes.

Auchan recevait chaque mois entre 30 000 et 35 000 documents liés aux fournisseurs, mettant en lumière le besoin crucial de centralisation et d'efficacité dans le suivi de ces documents. Répondre efficacement aux nombreuses demandes des fournisseurs concernant le statut de leurs documents était crucial. Cette situation engendrait des frictions fréquentes entre les services centraux et les magasins, rendant indispensable l'établissement d'un canal de communication unique et fluide.

Les moyens de communication variés, principalement par email ou via des workflows vieillissants, complexifiaient les échanges, entraînant des pertes d'informations et des retards dans le traitement des demandes.

L'initiative d'une Automation Factory a été lancée par le département Data d'Auchan, avec l'ambition d'adopter des solutions innovantes pour maîtriser ses applications et ancrer le groupe dans une transformation digitale. Dans cette démarche, et face à la nécessite croissante d'organiser ses processus, Auchan a choisi la solution BPM de Dassault Systèmes, ITEROP.

Pour déployer l’outil, Auchan a opté pour une approche progressive et itérative, en commençant par des processus simples avant de les enrichir par la suite. Cette stratégie a permis une transition fluide vers des opérations comptables modernisées, facilitant une adoption rapide à travers tous les services et magasins. 

Pour centraliser les données comptables, toutes les écritures transitent aujourd’hui dans la solution BPM via un formulaire standardisé, accessible à l'équipe. La valeur ajoutée réside dans la consolidation des données issues des divers outils comptables en un seul formulaire, facile à comprendre pour les différents métiers.

Les formulaires personnalisés permettent de fluidifier et d’accélérer les échanges entre la comptabilité et les magasins. La formalisation des procédures a également structuré la communication. Désormais, les processus comptables sont initiés par les correspondants administratifs en magasin ou par le service comptable, offrant flexibilité et autonomie.

La solution a également été étendue pour répondre aux besoins d'autres départements, tels que les RH, les Achats, le Marketing et les Ventes.

La mise en place de l'Automation Factory a apporté de nombreux bénéfices remarquables et quantifiables pour Auchan.

L’équipe de l’Automation Factory a utilisé la solution BPM ITEROP pour cartographier les processus de l’organisation, offrant ainsi une vue d’ensemble claire qui aide les employés à mieux comprendre leur rôle et l’impact de leurs actions. Cette initiative a non seulement amélioré la satisfaction des parties prenantes grâce à un fonctionnement clair et organisé, mais aussi optimisé le temps en éliminant les tâches inutiles et en sécurisant les activités en identifiant les acteurs responsables.

La dématérialisation des processus a fluidifié et accéléré les échanges entre la comptabilité et les magasins via des formulaires personnalisés, réduisant ainsi les erreurs et favorisant une communication structurée et transversale.

De plus, le pilotage précis des activités grâce à des indicateurs de performance centralisés a permis de mesurer l'atteinte des objectifs, d'identifier les dysfonctionnements et d'améliorer la réactivité dans les prises de décision et les cycles de validation.

Depuis la mise en place d’ITEROP, la solution est devenue l'unique canal de communication entre les magasins et le service central de comptabilité, remplaçant des méthodes diverses et souvent dépassées comme le courrier électronique. Le temps nécessaire pour répondre aux fournisseurs concernant l'état de leurs documents a été considérablement réduit, passant de centaines d'heures à seulement 3 heures, permettant de réduire les irritants et de favoriser une relation plus sereine entre les équipes.

Le succès de la mise en œuvre initiale a conduit à ce que la solution couvre aussi d'autres besoins de l'entreprise au-delà de la comptabilité, notamment les ressources humaines, les achats, le marketing et les ventes.

Plus globalement, de nombreux bénéfices ont été visible à travers différents aspects du quotidien des équipes :

L’Automation Factory d'Auchan a déjà conçu et déployé plus d'une centaine de flux de travail. Dans une approche d'amélioration continue, Auchan prévoit de continuer à mettre en œuvre de nouveaux processus et d'accueillir de nouvelles demandes afin de réaliser des gains supplémentaires et de satisfaire les utilisateurs.