内部通報手順

「内部通報者」とは、違反行為（下記第3条で定義）に関する情報を誠実に報告又は開示する個人を指します。

内部通報者は、その職務の範囲内又は範囲外で通報を行うことができます。当該情報が職務上知り得たものでない場合、内部通報者は当該事実を個人的に知っている必要があります。いずれの場合においても、内部通報者は以下のいずれかのカテゴリーに属する者でなければなりません:

• 3DSの従業員：3DSの管理職、従業員、研修生であり、職務、職位、勤務地を問わず、また、採用過程にあるか、既に採用されているかに関わらず（応募プロセスの一環として情報が収集されたことを条件とします）、また、フルタイム勤務であるか、パートタイム勤務であるか、無期契約であるか、有期契約であるかを問いません。
• 3DSの元従業員（ただし、当該雇用関係において情報が収集されたことを条件とします）。
• 3DSの外部及び臨時の契約業者や従業員、特に、@3ds.comアドレスが割り当てられたサービスプロバイダー（なお、彼らのミッションが何であるか、また、彼らの契約が交渉中であるか否かを問いません）。
• 自然人である3DSの契約業者及びその下請業者。又は法人の場合は、その管理、経営又は監督機関のメンバー、及びそのスタッフ。
• 株主及び3DS株主総会の議決権保有者。 
• 3DSの管理、経営又は監督機関のメンバー。

3DSは、上記以外の人物によりなされた警告であっても、それを処理することを約束します。

この内部通報手順の使用は、必須でも排他的でもありません。 
通報はどのような方法によっても行うことができます。本手順の枠内であるか枠外であるかにかかわらず、3DSは、本手順に規定されている秘密保持及び報復禁止の原則を適用して、受領したすべての通報を取り扱います。（第5条参照）。 
国によっては、内部通報者は、該当する国の法律により指定される外部機関に、内部通報を同時に、又は代替的に送信することができます。

国別の内部通報規定の詳細については、本「内部通報手続き」のAppendix Bを参照してください。

内部通報者は、正当な理由があると判断した場合、以下の事柄について知っていることを報告できます。

• 企業行動規範への違反となる可能性のある行為又は状況。特に3DS企業行動規範及び汚職防止ポリシーに記載されている腐敗行為又は影響力の行使。
• 犯罪行為、法令、フランスが批准又は承認した国際公約、又は欧州連合法、又は3DSに適用される法律の違反（又は違反の隠蔽の企て）。
• 公共の利益に対する脅威又は危害。
• 人権及び基本的自由、人の健康及び安全に関する規則、又は環境への危害に対する重大な違反のリスク。

（以下総称して、又は個別に「違反」といいます。）。

は、本書に定める内部通報手順に従って、誠実に当該違反を報告することができます（以下「通報」といいます）。

現地の法律で許容される範囲内で、以下の事項に関わる特定の事実は報告できません。

• 国防及び安全保障上の秘密
• 保護されている、又は機密扱いの情報
• 司法審理における情報
• 捜査又は司法調査における秘密保持
• 弁護士と依頼人の間の秘匿特権
• 医療機密情報

4.1 内部通報を行うには誰に連絡すればよいですか?

違反行為について3DSに通報を希望する内部通報者は、通報を裏付ける情報及び/又は文書を添えて、3DSのBusiness Ethicsマネージャ及びPeople Ethicsマネージャ[3]（以下、総称して「通報責任者」といいます）に通報することができます。

• 書面での通報（望ましい）
  • メール：people.ethicscommittee@3ds.com
  • 以下のリンクからアクセス可能なダッソー・システムズ倫理委員会用のオンラインWebフォームへの記入
• 又は口頭での通報
  • 専用のボイスメールに電話による音声メッセージを残す
  • 対面で[4]

勤務地の国ごとのボイスメールの番号はAppendixCを参照してください。

メールボックスとボイスメールにアクセスできるのは、通報責任者のみです。通報責任者は3DS倫理委員会の名において、また3DS倫理委員会を代表して行動します。

報告された違反が1名以上の通報責任者に関わる場合、内部通報者は3DSのCEOに電子メールで連絡することができ、CEOは、3DSの企業行動規範に記載されている3DSの価値観の遵守を確保することを使命とする3DS倫理委員会に直接問題を照会します。

特定の国では、内部通報者は代わりに現地のチャネルを使用して通報する権利を有する場合があります。勤務地の国に特有の内部通報規定の詳細については、内部通報手続きの付録Bを参照してください。

4.2 良い通報慣行とは?効果的な通報方法とは?

通報の効率的な処理を促進するため、内部通報者には以下のことが推奨されます。

• 身元を明らかにすること
• 自身が職業的な立場で行動しているか否かを明示し、自身が上記の者（第1項「内部通報者になれるのは誰か」を参照）に該当するか否か、仮に該当しない場合は、通報事実について個人的な知識があるか否かを明記すること
• 状況を正確に記述し、客観的な事実、日付、関係者の氏名を提供すること
• 通報事実を確認するのに役立つ事実証拠（報告書、文書、書簡など）を提示し、徹底的な調査を実施し、誹謗中傷行為を阻止できるようにすること

通報事実を説明するために使用される文言は、通報事実及び不確実な要素を正直に反映したものでなければなりません。

その後、内部通報者と通報責任者との間のやり取りは、Eメール及び/又は電話、3DS社内インスタント・メッセージ、及び/又は3DEXPERIENCE プラットフォームで利用可能なその他の手段により行われます。また、通報責任者はビデオ会議による遠隔会議を含む会議を提案することができます。

4.3 内部通報は匿名でも可能ですか?

通報は匿名でも構いません。しかし、匿名の通報は、事実を確定し、内部通報者と連絡を取り、徹底的な調査を実施することを困難にします。

5.1.3DSは機密保持を遵守します。

3DSは、内部通報者の身元を秘密に保つことを約束します。

内部通報者の明示的な同意がある場合を除き、内部通報者の身元（又は内部通報者の身元を特定できる要素）は、3DS内の通報処理（特に、調査及びそのフォローアップ）を担当する者に対してのみ、かつ、当該通報処理のために必要であるという条件の下で通知されます。これらの担当者は、ダッソー・システムズ倫理委員会の憲章に基づき、厳格な守秘義務を負います。

また、3DSは、通報の過程で収集された情報及び以下の情報の機密性を保持し、インテグリティを保証することを約束します。

• 内部通報の対象となった人物の身元
• 内部通報において言及された第三者の身元

内部通報者の身元（又は身元を特定できる要素）及び対象となった人物の身元（又は身元を特定できる要素）は、3DSにより司法当局に通知される可能性があります。この情報が法的手続の妨げとなる可能性がある場合を除き、内部通報者にはその旨が通知されます。

5.2 3DSは、あらゆる報復措置を正式に禁止しています。

3DSは、善意で内部通報を行った内部通報者に対する報復の試みを含む、いかなる形態の報復も禁止しています。

報復措置には、例えば、以下の措置などが含まれます：（i）採用プロセスからの除外、又はインターンシップや職業訓練期間へのアクセスから排除されること、（ii）処罰又は解雇、（iii）強制、脅迫、嫌がらせ、排斥又はソーシャル・メディア上での評判に対する攻撃、（iv）特に報酬、利益の分配、又は株式の分配、訓練、再分類、配置、資格、分類、昇進、転勤又は契約更新に関する、直接的又は間接的な差別的措置。事実と状況によっては、モラル・ハラスメント行為も報復に該当する場合があります。

この内部通報手順は強制ではないため、3DSは、この内部通報手順以外で通報を行う者に対する制裁又は報復措置も禁止しています。

内部通報手順を不適切に又は使用することは（特に従業員又は3DSの利益を害することのみを目的とする場合）、当該通報者を懲戒処分及び法的措置にさらす可能性があります。

国によっては、内部通報者が内部通報を提出するのを支援する個人（以下「ファシリテーター」）は、特に報復行為に対して、適用法により定められた条件の下で保護されます。国別の規定は、本手続きのAppendixBに記載されています。

通報は、公平に、細心の注意を払って分析され、検証の対象となり、必要な場合は調査され、また、適用される法律及び規制に従って必要とみなされる措置が講じられます。

通報責任者は、通報の正確性を評価するため、内部通報者に追加情報を要求することができます。

通報は、ダッソー・システムズ倫理委員会の権限の下、通報責任者により処理されます。

ダッソー・システムズ倫理委員会は月1回開催されます。そのメンバーは、本手順書の作成日現在において、カンパニー・セクレタリー、人事ディレクター、法務ディレクター、内部監査ディレクター、人材倫理ディレクター、企業倫理及びコンプライアンス・ディレクター、及びグループ・コンプライアンス・オフィサーです。

同委員会は、3DS企業行動規範に規定されたルールの遵守を確保し、特に内部通報手続きを通じて指摘された3DS企業行動規範に対する違反事象を体系的に調査することを任務とします。

倫理委員会：

• 3DSの特定の倫理及びコンプライアンス・ポリシー、推奨事項、及びプロセスへの違反があった場合、報告を受けます。
• 実施された行動計画を検証します。
• 複雑な経営上の問題又は局所的な利益相反の場合、3DSの運営組織に結論と勧告を出す前に、これらの計画を実施、定義及び監視します。

通報事実が不正確又は根拠がない場合、又は通報が不適切となった場合、調査が終了し、倫理委員会に報告されます。

7.1 内部通報者は、遅くとも当該通報の受領から7営業日以内に、書面により当該通報の受領を通知されます。

通報が不受理と判断された場合、又は詳細が不足しているために処理できない場合、内部通報者には、3DSがフォローアップできない理由がメールで通知されます。

通報のフォローアップが可能な場合、内部通報者には、通報の受領後、通報事実の正確性を評価するために講じられた措置について書面で通知されます。また、適切な場合には、遅くとも通報の受領から3ヶ月を超えない期間内に、通報の対象を改善するために講じられた措置について書面で通知されます。

これらの期限は匿名の通報には適用されません。

匿名の通報の場合、内部通報者は、連絡先のEメールアドレス又は返信先の住所を提供した場合にのみ、当該情報を受領します。

7.2 通報の対象者は、当該通報の処理から原則1カ月以内の合理的な期間内に、自身に関する通報の存在、及びこの過程における自身の個人データの処理について通知されます。ただし、証拠隠滅のおそれがある場合など、通報の処理目的の達成を著しく損なうおそれがある場合は、この情報の提供を延期する場合があります。その場合、この情報は、リスクが排除され次第、特に関係者との最初の面談時に、又はそれが不可能な場合は、遅くとも通報処理の終了時までに提供されます。内部通報者の明示的な同意がある場合を除き、この情報には内部通報者の身元に関するいかなる情報も含まれません。

7.3 通報の収集又は処理に関与する者（特に「証人」）は、可能な限り速やかに、遅くとも最初の連絡の時点で、彼らの個人データの処理について通知されます。

7.4 通報が処理された後、内部通報者には手続きが終了した旨がEメールで通知されます。

通報の結果、関係者に対して懲戒処分又は法的措置が開始された場合、関係者は適用される法令に従って当該情報へのアクセスを取得することができます。

本内部通報手続きに関連して収集された個人データは、データ管理者である3DSにより処理されます。

この個人データは、（i）通報責任者、（ii）この通知が通報の処理に必要であることを条件として、3DS内で特に通報の管理（特に調査及びそのフォローアップ）を担当する者、及び（iii）当該データの通知を要求する権利を有する管轄当局にのみ伝達されます。

3DSにおける個人データの保護方法についての詳細な説明は、本手続きの付録Aに記載されています。

この個人データは、（i）通報責任者、（ii）この通知が通報の処理に必要であることを条件として、3DS内で通報の管理（特に調査及びそのフォローアップ）を担当する者、及び（iii）この情報の通知を要求する権利を有する管轄当局にのみ通知されます。

1. 個人情報の保護に関わるのは誰ですか?

本内部通報手続きの一環として、3DSは、以下の者（以下「データ主体」）の個人データを収集及び保存します。

• 内部通報の作成者
• 通報の対象となった人物
• 通報の収集又は処理に関与する者、特に内部通報者と接触する証人、ファシリテーター、第三者

2. どのような個人データが収集されますか?

内部通報手続きの一環として収集される個人データには、以下のものが含まれる可能性があります：

• データ主体の身元、職務、連絡先情報
• 報告された事実及び報告された事実を検証する過程で収集された情報
• 検証作業及び通報に対する措置に関する報告

処理の性質上、また、通報の性質によっては、3DSは、適用される個人データの保護に関する規則の意味における機微な個人データを収集する場合があります。

このため、3DSは、データ保護影響評価（DPIA）を実施し、当該処理がデータ主体の権利及び自由を保護するためのすべての適切な保証を提示していることを確認しています。この影響分析は、3DSのデータ保護責任者により評価及び検証されています。

最小化の原則に従い、3DSは、処理の目的に必要なデータのみが実際に収集され処理されることを保証し、内部通報手続きの枠組み内で伝達される情報は事実に基づいたものでなければならず、通報の主題との直接的な関連性を提示しなければならないことを通報の作成者に喚起します。

3. 3DSではどのくらいの期間、個人データを保管しますか?

個人データは、法的保持義務及び時効期間に影響を与えることなく、通報の処理期間中、3DSにより保持されます。

一般的なルールとして、通報は、その処理及び内部通報者、関係者及び言及された第三者の保護のために、追加調査に必要な時間を考慮して、厳密に必要かつ適切な期間のみ保持されます。より具体的には、データ主体の個人データは以下の通り保持されます。

• 通報の受領後、通報のフォローアップに関する最終決定が行われるまでの合理的な期間、随時利用可能な形態で保管されます。
• 最終決定が下された後、追加調査に必要な時間を考慮したうえで、その処理及び内部通報者、関係者、及び言及された第三者の保護に厳密に適切な合理的な期間、中間アーカイブ（すなわち、権限付与され、その職務に関連して知る必要のある者のみがアクセス可能なアーカイブ）の形態で保管されます。

通報が、特に対象となる人物又は悪意のある通報の作成者に対する懲戒処分又は法的措置に関して追跡調査される場合、当該通報に関連するデータは、法的措置の終了、時効又は法的救済の失効まで保管されます。

アーカイブは、3DS内で適用される一般的なアーカイブ保存ポリシーに従い、すべての場合において法的措置の期間を超えない期間保存されます。

4. 3DSによる個人データ処理の目的とは?

内部通報手続きの一環として収集された個人データは、適用される法的義務及び/又は3DSの正当な利益を遵守するために、通報の処理（通報の受領及び処理、チェックの管理、調査及び分析、通報のフォローアップの明確化、及び本手続きにより規定されるデータ主体の保護）、及びあらゆる司法管轄に対する権利の防御又は行使の目的のみに使用されます。

5. 3DSは個人データの移転をどのように管理していますか?

通報を確認又は調査する目的で、処理された個人データは、3DSが事業を行う国に転送されることがあります。これらの国のリストは定期的に更新され、3DSのウェブサイトのhttps://www.3ds.com/ja/about/company/contact-informationのページに掲載されています。

データ主体の国の当局（たとえば、欧州委員会）が個人データの適切な保護レベルを提供しているとみなしていない国への移転について十分な保護レベルを保証するため、移転は、データ主体の国の当局が個人データの適切な保護を提供していると認める保証（たとえば、欧州委員会が発行する標準契約条項又はその他の関連するメカニズム）に基づいて行われます。データ主体は、以下のフォームを使用して直接リクエストを送信することにより、3DSが個人データの移転に使用するメカニズムに関する詳細な情報を請求することができます。

6. データ主体の権利とは?

個人データの保護に関して適用される規則に従い、データ主体は、自身の個人データにアクセスする権利、修正を求める権利、及び処理を制限する権利を有します。

アクセス権は、それを行使する者、調査の段階、及び内部通報者を特定するリスクに応じて制限される場合があります。

修正権は、証拠に基づき3DSによりその重要な正確性が検証され、かつ、当初収集されたデータが誤っていたとしても、当該データを削除又は置換を伴わない、事実に基づくデータについてのみ行使することができます。ただし、個人データの保護に関して適用される規則に従い、データ主体は、本手順を適用した処理が3DSが従うべき法的義務を遵守するために必要である限りにおいて、自己の個人情報の消去、異議申立及びポータビリティに関する権利を行使することはできません。

これらの権利はすべて、以下のお問い合わせフォームからリクエストを送信することにより行使することができます。

適用されるデータ保護法に従い、データ主体は、各地域のデータ保護当局に対し苦情を申し立てる権利を有します。もし、データ主体が欧州連合（EU）、リヒテンシュタイン、ノルウェー、又はアイスランドに所在する場合、情報処理と自由に関する国家委員会（CNIL）に苦情を申し立てる権利を有します。

7. 自分の個人データについて質問がある場合はどこに連絡すれば良いですか?

関心のある方は、以下のお問い合わせフォームからリクエストを送信することにより、3DSのデータ保護責任者に連絡することができます。

本付録 B の規定には、国別の内部通報規定の具体的な特徴をまとめています。

日本

A.    誰が内部通報者になれるのでしょうか？

日本の公益通報者保護法（以下「日本法」といいます）に基づく保護の対象となる

公益通報者は、以下の通りです：

- 3DSに勤務し、日本の所在する従業員（本手順書の1.Aと同じ意味をいいます。以下「3DSジャパン」といいます。）、

- 自然人である3DSジャパンのために働く契約社員（ただし、従業員と同程度に3DSジャパンによる管理及び監督の対象となることを条件とします。）、

- 第三者の人材派遣会社から派遣された、3DSジャパンのために働く派遣スタッフ、

- 元従業員、契約社員（自然人）又は派遣社員で、3DSジャパンに勤務していたが、本通報を行う前1年以内に3DSジャパンを退職した者、

- 3DSジャパンが契約先として契約を締結している請負業者（法人）に勤務していた従業員、請負業者（自然人）又は派遣スタッフ、又は注意喚起を行う前1年以内に当該請負業者を退職した者、及び

- 3DSジャパンの取締役及び監査役、並びに3DSジャパンが受託者として契約を締結している契約先（法人）の取締役及び監査役。

なお、3DSジャパンの株主及び議決権保有者（本手順書1.Aと同じ意味をいいます。）は、日本法の利益を享受する公益通報者には含まれません。

B.    外部通報手続き

内部通報者は、下記D.に記載されている報告担当者又は現地の連絡窓口へ通報するのと同時に、又はその代わりに、(i)日本国内の所管行政庁、(ii)マスメディア等、一定の事実（以下「通報対象事実」といいます）の発生又はそれによる損害の拡大を防止するために当該事実の通報が必要と認められる個人又は団体（当該通報対象事実により被害を受けた者又は受けるおそれのある者を含みますが、3DSジャパンの競争力その他正当な利益を害するおそれのある者を除きます。）に対し通報することができます。

C.    どのような違反が報告されるのでしょうか？

違反行為には、犯罪行為、日本の法令全般に対する違反（又は違反の隠蔽未遂）も含まれます。

D.    別の現地報告チャンネル

内部通報者は、現地で通報することを選択することができます。

内部通報手続4.1に定義される通報担当者には、日本法に基づく「内部通報の通報を受け、通報事実の調査及び是正措置のための活動に従事する者（公益通報対応業務従事者）」（以下「従事者」といいます。）を含むものとします。

通報担当者に加えて、通報の受付、調査及び／又は改善措置の実施・管理を担当する3DSジャパンの人事部門の担当者を、日本法に基づく守秘義務に従う従事者として任命するものとします。内部通報者が上記日本の関係者に通報を行うことを希望する場合、Japan.Ethics@3DS.com 宛てに電子メールを送信することができます。

その他の国別規定がある場合は、以下のリンクから入手できます。

これらの電話番号は、以下のリンクをクリックすると表示され、あなたの国に対応するボイスメールにメッセージを残すことができます。

[1] これらには、腐敗防止に関する2016年12月9日付フランス法第2016-1691号（「サパン2法」）、2017年3月27日付の親会社及び発注会社の注意義務に関する法律第2017-399号（「注意義務」）、及び2022年3月21日付の内部通報者の保護を改善することを目的とする法律第2022-401号（「ワッセルマン法」）及び2022年10月3日付けの施行令第2022-1284号が含まれます。

[2] ダッソー・システムズとは、Dassault Systèmes S.E.及び、Dassault Systèmes S.E.の直接的又は間接的支配下にある、あるいはDassault Systèmes S.E.と共通の支配下にあるすべての個人及び法人を意味し、そのような支配が経営権、エクイティ持分又はその他いずれにより行使されるかを問いません。

[3] 企業倫理・コンプライアンス責任者。

[4] 内部通報者は、通報責任者との対面での面談またはビデオ会議を要求して、通報に対処することもできます。すべての場合において、内部通報者の同意を得た上で、口頭による報告を録音する必要があります。録音に対する同意がない場合、内部通報者は書面により通報を提出するよう求められます