KS Tools France

Pour la gestion de projets, l’entreprise a choisi la plateforme 3DEXPERIENCE de Dassault Systèmes sur le cloud et son application collaborative 3DSwym, afin d’échanger des idées et des informations avec son prestataire de service.

L'outil: une évolution forgée par l'homme

Depuis le début de la civilisation, l’homme n’a cessé de perfectionner l’art de l’outillage pour répondre parfaitement à ses besoins et à son mode de vie. « Les outils ont révolutionné notre monde », déclare Cédric Guelin, Directeur général de KS Tools France. « Ils sont à l’origine de l’innovation et au cœur de l’esprit d’invention de l’homme. C’est pourquoi nous aimons les outils chez KS Tools. En 1997, nous avons commencé avec un seul salarié et nous comptons aujourd’hui une centaine de collaborateurs. »

L’outillage à main destiné aux professionnels est un marché fortement concurrentiel et KS Tools se pose en challenger. « Nous sommes une entreprise jeune dans un marché en plein essor », poursuit-il. « Dans un secteur où les clients cultivent le zéro stock et la philosophie du juste-à-temps, la réactivité est primordiale. Cependant, chez KS Tools, plus de 20 000 produits sont stockés en permanence dans notre entrepôt, afin d’assurer que nos clients reçoivent leurs produits à temps. Et, au lieu d’investir dans nos propres lignes de production, nous avons décidé de faire fabriquer nos produits dans le monde entier en faisant à des spécialistes pour chaque type de produit. Ainsi, l’usine qui fabrique des tournevis ne fabrique que des tournevis, celle qui fait des marteaux ne fait que des marteaux, etc. C’est notre façon de garantir la qualité optimale de nos produits, tout en réduisant les coûts. Le rapport qualité/prix est bien plus avantageux pour nos clients et le consommateur final. »

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La plateforme 3DEXPERIENCE sur le cloud permet aux utilisateurs, où qu’ils soient, d’accéder en permanence aux informations et aux documents

Une collaboration et une gestion de projets plus efficaces

Afin d’améliorer son efficacité opérationnelle auprès de ses distributeurs, KS Tools doit souvent modifier son système ERP (Enterprise Resource Planning) pour répondre aux exigences en constante évolution de son service. « Notre système ERP permet de gérer l’ensemble de nos activités, notamment les ventes, les comptes clients, la facturation, le stock, les achats et la logistique », explique Cédric Guelin. « Lorsqu’un département a un nouveau besoin, nous transmettons la demande à OPTI-ONE, partenaire commercial de Dassault Systèmes, qui est responsable du développement et de l’implémentation de toutes les fonctionnalités liées à l’ERP dans notre système. Chaque demande est gérée comme un projet. Mais à mesure que le nombre de projets augmentait, nous passions énormément de temps à consulter les tableurs pour vérifier le statut de chaque demande, qui en était responsable et quelles actions étaient en cours ou terminées. Nous répétions ce processus pour chaque projet. Nous avions besoin d’un système plus efficace et plus performant pour garder une trace de chaque requête. OPTI-ONE et KS Tools sont localisés dans deux villes différentes, nous étions contraints d‘échanger par email ou par téléphone, ce qui devenait fastidieux et chronophage. Il fallait simplifier notre collaboration. »

La plateforme 3DEXPERIENCE® sur le cloud et son application 3DSwym était une alternative viable et plus attrayante. « Pour nous, 3DSwym est un nouveau mode de communication qui nous permet d’éliminer les emails et les appels téléphoniques. Il apporte une certaine structure dans le suivi de nos activités, tout en conservant un historique de chaque échange », explique Cédric Guelin. « À tout moment, nous avons une vue commune identique de chaque projet : elle est claire et mise à jour en permanence. Cette visibilité nous aide à réduire le temps consacré à la gestion de projets. En effet, 3DSwym encourage la collaboration informelle et instantanée à l’échelle mondiale, en connectant les individus dans une interaction dynamique. En fait, grâce à cette solution, nous avons gagné une heure par semaine sur les sessions de revue puisque tout se trouve déjà sur la plateforme. Non seulement le cloud nous évite d’installer du matériel supplémentaire, ce qui représente un gain de temps et d’argent, mais il nous permet également d’être opérationnel immédiatement, et d’exécuter et gérer des projets en un rien de temps. Le cloud était sans aucun doute la meilleure solution. »

Au début, nous pensions que la plateforme 3DEXPERIENCE s’adressait aux grandes entreprises, mais nous avons été surpris par l’accès immédiat au cloud, sa flexibilité et la facilité d’apprentissage et de déploiement. Maintenant que nous avons goûté à son environnement intuitif, sa polyvalence et sa puissance, nous sommes ravis d’avoir sauté le pas.

Cédric Guelin
Cédric Guelin
Directeur général, KS Tools France

Une technologie qui apporte plus de clarté

Chaque projet débute de la même manière : KS Tools soumet une demande à OPTI-ONE sous forme d’idée. Cédric Guelin regarde son écran pour un rapide aperçu des projets antérieurs et en cours : « Plus de 50 idées sont actuellement publiées dans notre communauté. Certaines sont soumises à l’évaluation d’OPTI-ONE, d’autres sont en attente de réponse de KS Tools. Avec plus de 20 000 produits stockés dans notre entrepôt et des centaines de commandes clients mensuelles à traiter, une idée a été émise afin de rationaliser le processus de logistique : le système ERP ajouterait automatiquement le numéro de référence correspondant à la commande du client à nos listes d’emballage. À chaque étape du processus de développement avec OPTI-ONE, l’état de la demande et la personne en charge sont affichés dans ENOVIA, l’application permettant de gérer les projets. Pour plus de clarté, nous utilisons l’application 6WTags, un système de tags rapide et intelligent qui améliore le contenu pour affiner les recherches et permettre de catégoriser l’information par domaine d’application (logistiques, ventes, administration ou achats par exemple) puis, par ordre de priorité. Filtrer l’information de cette manière est plus significatif pour les différents acteurs du projet puisque cela permet d’indiquer en premier lieu qui est concerné par l’action puis, en fonction de l’urgence de la tâche, comment organiser son travail ».

KS Tools utilise également la plateforme 3DEXPERIENCE sur le cloud pour gérer des projets complexes ou à long terme, notamment ceux qui impliquent la présence de plusieurs sous-traitants externes. « Grâce aux outils de gestion de projets, il est possible de planifier les tâches de chaque entreprise et permettre à tous les participants de nous faire un retour en ligne et en temps réel », explique Alexandre Weber, responsable informatique chez KS Tools France. « Lorsqu’ils ont une action, les intervenants reçoivent une notification automatique du système et nous utilisons les diagrammes de Gantt pour représenter visuellement l’état des différentes activités, ce qui permet d’identifier facilement les goulots d’étranglement. Avec la 3DEXPERIENCE sur le cloud, nos projets majeurs se déroulent sans fausses notes, comme un orchestre bien accordé mené par KS Tools. »

Alexandre Weber est conscient qu’ils n’utilisent pour l’instant qu’un faible pourcentage des capacités de la plateforme. « Bien que 3DSwym soit pour le moment principalement utilisé par notre service informatique, notre expérience a été très positive jusqu’à présent, et cela nous a convaincu d’ajouter à nos communautés 3DSwym des responsables de différents services, tels que le marketing ou les ventes, pour travailler sur d’autres processus tels que le marketing ou les ventes, et pourquoi pas inviter d’autres filiales de KS Tools à partager leur expérience », dit-il. « Je suis convaincu que connecter les individus via les communautés permet de mieux cibler les objectifs et les contenus. »

Au début, Cédric Guelin ne pensait pas gérer des projets avec la plateforme 3DEXPERIENCE et 3DSwym, persuadé qu’elle ne conviendrait pas à une entreprise de taille moyenne comme KS Tools. « Je dois avouer que nous étions un peu surpris lorsqu’OPTI-ONE nous a parlé d’utiliser la 3DEXPERIENCE pour gérer nos projets de manière collaborative. Nous pensions que les solutions proposées par Dassault Systèmes s’adressaient plutôt à de grandes entreprises. Nous avions tort. La plateforme 3DEXPERIENCE sur le cloud est facile à déployer, très flexible et simple d’utilisation grâce à son interface et ses fonctionnalités en ligne intuitives. Travailler sur le cloud réunit les individus et devient source d’inspiration. Enfin, les mises à jour de logiciels se font automatiquement. Nous disposons des dernières fonctionnalités sans effectuer de nouvelles installations. Maintenant que nous avons goûté à sa simplicité, sa polyvalence et sa puissance, nous sommes ravis d’avoir sauté le pas. »

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Chez KS Tools France, la plateforme 3DEXPERIENCE sur le cloud et son application 3DSwym élimine les emails et les appels téléphoniques, structurant le suivi des activités, tout en conservant un historique des échanges
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À propos de KS Tools France

KS Tools France est le deuxième fournisseur d’outillage à main professionnel en France
Produits : Outillage à main et matériel d’atelier pour l’industrie et le commerce, la construction, l’automobile, les véhicules utilitaires, les pièces détachées
Salariés : 100 en France
Chiffre d’affaires : 30 M€ en France
Siège : Mommenheim, France
En savoir plus : www.kstools.fr

OPTI-ONE logo

À propos d’OPTI-ONE

Axé sur les processus commerciaux, OPTI-ONE intègre et déploie la plateforme 3DEXPERIENCE de Dassault Systèmes dans les systèmes ERP d’entreprises de petites et moyennes tailles. Il fournit un service prémium et sécurise la mise en œuvre des projets en termes de coût et de délai. OPTI-ONE, basé à Chartres, a des bureaux à Paris et Nantes.
For more information : www.opti-one.fr