Groupe Dassault Systèmes • Politique de protection des données personnelles des candidats à l’embauche

Dans le cadre de ses activités, Dassault Systèmes et ses filiales (conjointement dénommés « 3DS ») collectent des Données Personnelles (comme définies ci-après) des candidats à l’embauche.

Déterminée à respecter la confidentialité des informations recueillies, 3DS énonce dans cette Politique de protection des Données Personnelles (la « Politique ») les principes et les lignes directrices, qui régissent la protection des Données Personnelles traitées.

L’objectif de cette Politique est, d’une part, d’informer les candidats à l'embauche sur la façon dont 3DS collecte et utilise leurs Données Personnelles et, d’autre part, d’expliquer à ces mêmes personnes comment en contrôler l’utilisation.

3DS est soumis aux législations et réglementations applicables en matière de protection des Données Personnelles, y compris, sans que cela soit limitatif, au Règlement Général 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements des données à caractère personnel et aux dispositions nationales, adoptées en vertu de ce Règlement.

 

1. Champ d'application de cette politique

Cette Politique s'applique aux Données Personnelles fournies à 3DS par les candidats à l’embauche au sein de 3DS.

Constitue une donnée à caractère personnel (« Données Personnelles ») toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne identifiable est une personne qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

 

2. Données collectÉes et objectifs

Durant le cadre du processus d’embauche, 3DS demande aux candidats de fournir les Données Personnelles qui peuvent varier selon le pays afin de se conformer au droit du travail applicable. Sous réserve du droit applicable, les Données Personnelles collectées peuvent inclure :

  • des informations sur l’état civil (sexe, nom, date et lieu de naissance, adresse, courriel, etc.) ;
  • des informations professionnelles (expérience professionnelle, domaines d’expertise, préférences de postes de travail, évaluations, entrevues de référence, etc.) ;
  • des informations sur les études (niveau d’instruction, diplômes, etc.) et
  • toute autre Donnée Personnelle, qui pourrait être pertinentes aux fins énumérées ci-après.

 

Dans tous les cas, la collecte des Données Personnelles se limite aux données nécessaires aux fins d’embauche et/ou de traitement d’une embauche en cours (étant entendu que les candidats à l’embauche peuvent, s’ils le souhaitent, fournir à 3DS des Données Personnelles supplémentaires), et ce notamment :

  • pour évaluer les candidats à l’embauche et identifier les meilleurs profils pour les postes à pourvoir au sein de 3DS ;
  • pour gérer les sources de recrutement ;
  • pour vérifier l’exactitude des informations communiquées par les candidats ;
  • pour établir les rapports administratifs.

 

3. Durée de conservation des Données Personnelles

Le traitement des Données Personnelles inclut notamment l'utilisation, la conservation, l'enregistrement, le transfert, l'adaptation, la synthèse, la modification, le partage et la destruction des Données Personnelles, et ce en fonction des besoins et circonstances, ou lorsque cela est légalement requis. Afin de vérifier l’exactitude des Données Personnelles recueillies, 3DS peut exiger l'original de tout document transmis.

3DS ne conserve pas les données personnelles des candidats plus longtemps que nécessaire. Les durées de conservation peuvent varier en fonction des catégories de données et des traitements.

3DS s'engage à ne pas détourner les Données Personnelles de la finalité pour laquelle elles ont été collectées. En cas de besoin, 3DS prendra toutes les mesures raisonnables pour garantir que les Données Personnelles sont pertinentes au regard des finalités de traitement et qu'elles sont exactes, exhaustives et à jour.

Toutes les Données Personnelles, collectées par 3DS, sont conservées pour une période limitée en fonction de la finalité du traitement et de la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable.

Lorsque 3DS traite et utilise les Données Personnelles conformément à la loi ou avec le consentement des candidats, 3DS conservera ces Données Personnelles (i) uniquement le temps raisonnable requis pour atteindre les finalités énoncées ci-dessus, (ii) lorsque 3DS a un intérêt légitime à utiliser ses Données Personnelles, jusqu'à ce que le candidat s’oppose à l'utilisation de ses Données Personnelles par 3DS, ou (iii) lorsqu’il/elle a donné son consentement, jusqu'à ce qu’il/elle le retire. Toutefois, lorsque 3DS est tenu par la loi de conserver les Données Personnelles plus longtemps ou lorsque les Données Personnelles sont requises pour faire valoir ou se défendre contre des demandes en justice, 3DS conservera les Données Personnelles jusqu'à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu'à ce que les demandes en question soient définitivement statuées.

 

4. transfert de DonnÉes Personnelles

En tant que multinationale, 3DS fait appel aux technologies de l'information (et donc à des moyens automatisés) pour gérer efficacement les Données Personnelles et obtenir des candidatures qui peuvent être transmises à des collaborateurs de 3DS au sein de toutes ses entités. Ainsi, 3DS pourra donner un accès aux Données Personnelles des candidats à des collaborateurs de 3DS qui résident dans d'autres pays que le pays de collecte, et ce dans le strict respect des finalités mentionnées ci-dessus. Ceci implique le transfert de Données Personnelles à l'intérieur ou à l'extérieur du pays de résidence des candidats. Il peut également être nécessaire de divulguer des Données Personnelles aux fournisseurs ou sous-traitants assurant pour 3DS des prestations en lien avec les mêmes finalités. Ainsi, et sous réserve de limitations légales, 3DS peut faire appel à des tiers pour collecter, traiter et valider des Données Personnelles relatives à l’état civil, au cursus universitaire, à l'expérience professionnelle, à la rémunération, aux références et au statut d'une personne. 3DS pourrait aussi être amené à divulguer les Données Personnelles nécessaires pour répondre aux demandes légitimes d’un tiers qui envisage l’acquisition de tout ou une partie des activités de 3DS.

Avant de transférer à un tiers des Données Personnelles relatives aux candidats européens, 3DS s’assurera que le destinataire : (i) protégera ces Données Personnelles conformément aux conditions décrites dans cette Politique, et (ii) est soumis à la réglementation européenne en matière de protection des Données Personnelles ou offre un niveau de protection adéquat conformément à cette réglementation européenne. 

En vue du transfert vers les Etats-Unis ou d’autres pays non-membres de l’Union Européenne des Données Personnelles des candidats résidant dans des Etats membres de l'Union Européenne, les filiales de 3DS destinataires de ces Données Personnelles ont pris les mesures nécessaires pour assurer un niveau de protection adéquat des données personnelles transférées et rendre un tel transfert possible, conformément à la réglementation européenne en matière de protection des données personnelles.

S’il est prouvé qu'un collaborateur ou qu’un prestataire de 3DS utilise ou divulgue des Données Personnelles sans respecter cette Politique ou en violation de la législation applicable, 3DS prendra toutes les mesures raisonnables pour éviter cette utilisation ou cette divulgation ou pour y mettre fin.

3DS pourra également être amené à divulguer des Données Personnelles à des tiers s’il estime, à sa seule discrétion, que cette divulgation est nécessaire pour protéger ses intérêts légaux, notamment : (i) si une législation l’y oblige (ex. : autorités fiscales et/ou de sécurité sociale) ; (ii) si cela est nécessaire pour protéger ses droits (ex. : dans le cas d’un litige judiciaire ou administratif) ; ou (iii) s’il s’agit d’une situation d’urgence qui menace la santé ou la protection d’un candidat.

 

5. Droit d’accès, DE Rectification et autres droits

3DS s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir que les Données Personnelles collectées sont utilisées aux fins énoncées dans cette Politique de Confidentialité et que ces Données Personnelles sont correctes et mises à jour

Conformément au Règlement Général 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel, aux dispositions nationales adoptées selon ce Réglement ainsi qu’aux autres réglementations nationales applicables, les candidats à l’embauche peuvent (i) accéder à leurs Données Personnelles dans des conditions raisonnables ou (ii rectifier ou mettre à jour de leurs Données Personnelles en se connectant sur leur compte sur le site Carrière 3DS https://talentacquisition.3ds.com/careersection/ex/mysubmissions.ftl?la ou (iii) en demandant la limitation du traitement en s’adressant à leur Direction des Ressources Humaines ou en envoyant un courriel à 3DS.Compliance-Privacy@3ds.com. 3DS s’efforcera de corriger toute inexactitude éventuelle qui lui serait signalée. Toutefois, en fonction de la nature de la demande, 3DS se réserve le droit de facturer au demandeur un montant raisonnable pour couvrir les frais (notamment les frais de traitements), liés aux opérations d'accès et de rectification.

Les candidats devront informer le Département des Ressources Humaines de 3DS de toute modification de leurs Données Personnelles, telles que changement légal de nom, d’adresse, de personnes à charge, changement de bénéficiaires des polices d’assurance vie ou tout autre changement de situation. Les candidats à l’embauche devront contacter le Département des Ressources Humaines de 3DS ou envoyer un courriel à 3DS.Compliance-Privacy@3ds.com.

3DS se réserve le droit de refuser l'accès aux Données Personnelles dans des situations limitées, prévues par les législations et réglementations applicables.

 

 

6. Protection des donnÉes personnelles

3DS a mis en place des dispositifs de protection appropriés en matière de protection et de sécurité des Données Personnelles.

Les Données Personnelles sont traitées de façon confidentielle. Par conséquent, 3DS limite l’accès à ces Données Personnelles aux collaborateurs, prestataires et sous-traitants de 3DS qui ont besoin de les connaître dans le cadre de leur mission, dans le respect des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou sinon en vue de l’exécution de leurs activités au sein de 3DS. Tout accès et/ou divulgation n’entrant pas dans ce cadre est interdit. Toute personne qui a accès à ces Données Personnelles est tenue de respecter le caractère confidentiel de ces données.

Chaque collaborateur, prestataire ou sous-traitant de 3DS est tenu de contribuer à la confidentialité des Données Personnelles en respectant les processus et procédures techniques d'accès et de suppression. 3DS a pris des mesures de protection (physiques, électroniques et organisationnelles) pour prévenir toute perte, mauvaise utilisation, altération ou destruction éventuelle ou encore tout accès ou diffusion non autorisé de ces Données Personnelles. Parmi ces différentes mesures, 3DS intègre des technologies spécialement destinées à protéger les Données Personnelles au cours de leur transfert et à prévenir toute erreur de transmission ou toute action non autorisée d’un tiers.

Bien que 3DS ait pris toutes les mesures nécessaires pour protéger les Données Personnelles, aucune technologie de transmission ou d’archivage n’est totalement infaillible. En conséquence, si un candidat à l’embauche a une raison de croire que la sécurité de ses Données Personnelles a été compromise ou détournée, il est invité à contacter la Direction des Ressources Humaines de 3DS.

 

 

7. Résolution des conflits

3DS procédera à une enquête et tentera de résoudre les plaintes éventuelles relatives à une utilisation ou une divulgation de Données Personnelles, non conforme aux principes de cette Politique.

Au cas où le litige ne pourrait pas être résolu dans le cadre des procédures internes de 3DS, à savoir en contactant la Direction des Ressources Humaines locale de 3DS, les candidats à l’embauche, résidents de l’Union Européenne, de la Norvège, du Liechtenstein ou de l’Islande peuvent saisir directement l'autorité locale chargée de la protection des données personnelles (par exemple, la CNIL en France). Les candidats à l’embauche ne résidant pas dans l’Union européenne devront suivre les procédures de résolution des conflits propres à chacun de leurs pays.

L’accès non autorisé aux Données Personnelles ou leur mauvaise utilisation peuvent constituer des infractions aux lois et pratiques locales.

 

8. Contact

Toute question ou tout commentaire relatif à cette Politique peut être adressé au Département des Ressources Humaines de 3DS ou par courriel au Délégué à la Protection des Données à l’adresse suivante : 3DS.Compliance-Privacy@3ds.com

 

9. Date d'entrÉe en vigueur et rÉvisions de la Politique

Cette Politique est communiquée aux candidats à l’embauche 3DS. 3DS s’autorise à mettre à jour cette Politique afin d’intégrer toute modification de ses pratiques en matière de protection des Données Personnelles ou pour se conformer aux exigences prévues par la loi. La Politique la plus récente sera publiée et indiquera la date d'entrée en vigueur.

 

Cette Politique entre en vigueur à compter du 25 mai 2018