Procédure de lancement d’alerte

Un « Lanceur d’Alerte » désigne une personne physique qui signale ou divulgue, sans contrepartie financière directe, et de bonne foi, des informations portant sur un Manquement (tel que défini à l’article 3 ci-après).

Le Lanceur d’Alerte peut effectuer son alerte dans le cadre de son activité professionnelle ou en dehors. Si les informations n’ont pas été obtenues dans le cadre d’activités professionnelles, le Lanceur d’Alerte doit en avoir une connaissance personnelle. Il doit en tout état de cause faire partie de l'une des catégories de personnes suivantes :

• l’ensemble des Collaborateurs de 3DS : les dirigeants, salariés et stagiaires de 3DS, quels que soient leur fonction, position hiérarchique ou lieu de travail, qu’ils soient en cours de recrutement ou déjà recrutés (à condition d’avoir recueilli les informations dans le cadre de cette candidature), qu’ils interviennent à temps plein ou à temps partiel, en contrat à durée indéterminée ou déterminée ;
• les anciens Collaborateurs de 3DS à condition d'avoir recueilli les informations dans le cadre de cette relation ;
• les collaborateurs extérieurs et occasionnels de 3DS en particulier les prestataires auxquels une adresse @3ds.com a été attribuée, et ceci quelle que soit leur mission et qu’ils soient en cours de négociations de leur contrat ou non ;
• les cocontractants de 3DS et leurs sous-traitants personnes physiques, ou lorsqu’il s’agit de personnes morales, les membre de leurs organes d’administration, direction ou surveillance, ainsi que les membres de leur personnel ;
• les actionnaires et titulaires de droits de vote au sein de l’assemblée générale de 3DS ;
• les membres des organes d’administration, de direction ou de surveillance de 3DS.

3DS s'engage à traiter toutes les alertes, même celles effectuées par des personnes autres que celles citées ci-dessus.

L’utilisation de cette Procédure de Lancement d’Alerte n’est ni obligatoire, ni exclusive.

Les alertes peuvent être effectuées par tous moyens. Qu’elles soient reçues dans le cadre de la présente Procédure ou en dehors, 3DS traitera toutes les alertes reçues, en respectant les principes de confidentialité et d’absence de représailles de la présente Procédure (voir l’article 5).

Dans certains pays, un Lanceur d’Alerte peut adresser un signalement externe, c’est-à-dire à des autorités désignées par la loi du pays concerné, soit après avoir effectué un signalement interne, soit directement.

Pour plus de détails sur les dispositions spécifiques à certains pays en matière de lancement d'alerte (notamment sur la possibilité d’effectuer un signalement externe et ses modalités), il convient de se référer à l'Annexe B de la présente Procédure de Lancement d'Alerte.

S’il l’estime justifié, tout Lanceur d’Alerte ayant connaissance :

• de conduites ou situations susceptibles de caractériser une violation du Code de conduite des Affaires, en particulier des faits de corruption ou de trafic d’influence, telles que décrites dans le Code de conduite des affaires et la Politique Anti-corruption de 3DS ;
• d’une infraction pénale, d’une violation (ou tentative de dissimulation d’une violation) de la loi ou du règlement ou d'un engagement international ratifié ou approuvé par la France ou du droit de l’Union Européenne,
• d’une menace ou d’un préjudice pour l'intérêt général ;
• de risques d’atteintes graves aux droits humains et libertés fondamentales, à la santé et sécurité des personnes et à l’environnement ;

(ci-après les « Manquements », ou pris individuellement le « Manquement »)

peut signaler, de bonne foi et sans contrepartie financière directe, ce Manquement conformément à la Procédure de Lancement d’Alerte telle que prévue aux présentes (ci-après le « Signalement »).

Certains faits ne peuvent pas faire l’objet d’un Signalement s’ils sont couverts par :

• le secret de la défense et de la sécurité nationale,
• la protection des informations classifiées,
• le secret des délibérations judiciaires,
• le secret de l’enquête ou de l’instruction judiciaire,
• le secret professionnel de l’avocat,
• le secret médical.

4.1 Qui contacter pour effectuer une Alerte ?

Tout Lanceur d’Alerte qui souhaite alerter 3DS sur tout Manquement peut adresser son Signalement avec toute information et/ou document qui viendrait à l'appui de ce Signalement aux responsables Business Ethics & People Ethics de 3DS (ensemble les « Référents ») :

• de préférence par écrit
- par courrier électronique à l’adresse : people.ethicscommittee@3ds.com
- ou en remplissant le formulaire en ligne à destination du Comité d’Éthique de Dassault Systèmes disponible sous ce lien

• ou par oral
- par dépôt d’un message téléphonique sur une boîte vocale dédiée
- ou lors d’un entretien[4]

Vous trouverez le numéro de la boîte vocale correspondant à votre pays dans la liste figurant en Annexe C.

Seuls les Référents ont accès à la boîte mail et à la boîte vocale. Ils agissent au nom et pour le compte du Comité d’Éthique de 3DS.

Dans l’hypothèse où le Manquement signalé impliquerait les Référents, le Lanceur d’Alerte pourra contacter par email le Président Directeur Général de 3DS qui en référera directement au Comité d’Éthique de 3DS qui a notamment pour mission de veiller au respect des valeurs de 3DS, telles que décrites dans le Code de conduite des Affaires de Dassault Systèmes.

Dans certains pays, un Lanceur d’Alerte peut avoir le choix de recourir à des canaux locaux pour faire son Alerte. Pour plus de détails sur les dispositions spécifiques à certains pays en matière de lancement d'alerte, il convient de se référer à l'Annexe B. 

4.2 Quelles sont les bonnes pratiques de Signalement ? Comment faire un Signalement efficace ?

Pour les besoins d'un traitement efficace des Signalements, il est vivement recommandé au Lanceur d’Alerte de :

• s'identifier,
• indiquer s’il agit dans le cadre d’une activité professionnelle, en précisant sa qualité parmi les personnes ci-dessus listées pouvant effectuer une alerte (voir paragraphe 1 « qu’est-ce qu’un Lanceur d’Alerte ? ») et dans la négative, s’il a une connaissance personnelle des faits allégués,
• décrire la situation de façon précise en indiquant les faits objectifs, les dates et les noms des personnes impliquées,
• présenter des éléments factuels probants nécessaires à la vérification des faits allégués (e.g. rapports, documents, courriers), pour qu’il soit ainsi possible de mener une enquête approfondie et décourager toute démarche calomnieuse.

Les formulations utilisées pour décrire les faits signalés doivent refléter avec honnêteté les éléments établis ainsi que les éléments d'incertitude.

Par la suite, les échanges entre le lanceur d’Alerte et les Référents se feront par email et/ou par contact téléphonique, messagerie instantanée interne à 3DS et/ou par d’autres moyens disponibles sur la plateforme 3DEXPERIENCE. Les Référents pourront également proposer la tenue de réunions, y compris à distance par des moyens de visioconférence ou de télécommunication.

4.3 Les Signalements peuvent-il être anonymes ?

Les Signalement peuvent être anonymes. Toutefois, ils ne sont pas encouragés dans la mesure où ils rendent difficiles une enquête approfondie en vue de l’établissement des faits et l’organisation de la protection du Lanceur d’Alerte.

5.1 3DS garantit la confidentialité

3DS garantit la confidentialité et l’intégrité des informations recueillies dans le cadre d’un Signalement, notamment l’identité du Lanceur d’Alerte.

3DS s’engage à tenir confidentielle l’identité d’un Lanceur d’Alerte.

Sauf consentement exprès du Lanceur d’Alerte, son identité (ou les éléments permettant de l'identifier) sera communiquée uniquement aux personnes spécialement chargées de la gestion des Signalements au sein de 3DS (notamment des enquêtes et de leurs suites) et sous la condition que cette communication soit nécessaire au traitement du Signalement. Ces personnes sont tenues à une stricte obligation de confidentialité aux termes des stipulations de la Charte du Comité d’Éthique de Dassault Systèmes.

3DS s’engage également à tenir confidentielles et garantir l’intégrité des informations recueillies à l’occasion d’un Signalement ainsi que :

• l’identité des personnes visées par le Signalement,
• l’identité de tout tiers mentionné dans le Signalement.

L’identité du Lanceur d’Alerte (ou les éléments qui permettraient de l’identifier) et l’identité de la personne visée (ou les éléments qui permettraient de l’identifier), pourront toujours être communiquées par 3DS à une autorité judiciaire. Le Lanceur d'Alerte en est alors informé, à moins que cette information ne risque de compromettre la procédure judiciaire.

5.2 3DS interdit formellement toutes mesures de représailles

Les mesures de représailles sont strictement interdites. Un Signalement ne peut pas donner lieu à des mesures de représailles.

3DS interdit toute forme de représailles, y compris la tentative, à l’égard de tout Lanceur d’Alerte qui effectue de bonne foi un Signalement.

Une mesure de représailles s'entend, par exemple, comme le fait (i) d'être écarté d'une procédure de recrutement ou de l'accès à un stage ou à une période de formation professionnelle, (ii) d'être sanctionné, licencié ou (iii) de faire l’objet de mesures de coercition, intimidation, harcèlement, ostracisme ou d’atteintes à la réputation sur les médias sociaux (iv) de faire l'objet d'une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en matière de rémunération, de mesures d'intéressement ou de distribution d'actions, de formation, de reclassement, d'affectation, de qualification, de classification, de promotion professionnelle, de mutation ou de renouvellement de contrat. Des actes de harcèlement moral peuvent également, selon les faits et les circonstances, constituer des représailles.

La présente Procédure de Lancement d’Alerte étant facultative, 3DS interdit également les sanctions ou mesures de représailles à l’égard des personnes qui ne recourraient pas à cette Procédure de Lancement d’Alerte.

En revanche, l’utilisation abusive ou de mauvaise foi de la Procédure ou d’un lancement d’alerte (aux seules fins de nuire aux intérêts d’un Collaborateur ou de 3DS notamment) peut exposer son auteur à des sanctions disciplinaires ainsi qu’à des poursuites judiciaires.

Dans certains pays, les personnes qui aident le Lanceur d'Alerte à effectuer son signalement ("facilitateurs") sont protégées dans les conditions prévues par la loi applicable, notamment contre les représailles. Les éventuelles dispositions spécifiques à un pays figurent en Annexe B de cette Procédure.

Les Signalements sont analysés de manière impartiale, avec le plus grand soin et donnent lieu aux vérifications, aux enquêtes si approprié et aux actions jugées nécessaires, dans le respect de la réglementation applicable.

Les Signalements sont traités par les Référents sous l’autorité du Comité d’Éthique de Dassault Systèmes.

Les Référents peuvent demander tout complément d’information au Lanceur d’Alerte pour évaluer l’exactitude des allégations formulées.

Le Comité d’Éthique de Dassault Systèmes se réunit une fois par mois. Ses membres sont à date de la version de la présente procédure, le Secrétaire Général de l’Entreprise, la Directrice des ressources humaines, la Directrice juridique, le Directeur de l’audit interne, la Directrice en charge des sujets « People Ethics » (sujets ressources humaines), le Directeur Éthique des affaires et Conformité ainsi que le « Group Compliance Officer » (Responsable Conformité Groupe).

Le Comité veille au respect des règles décrites dans le Code de conduite des affaires et a pour mission d’instruire systématiquement les éventuels cas de non-conformité au Code de Conduite des Affaires portés à sa connaissance, en particulier au travers de la Procédure de Lancement d’Alerte.

Le Comité d’Éthique :

• est informé des éventuels manquements aux politiques, recommandations et processus spécifiques de 3DS en matière d’éthique et de conformité,
• examine les plans d’actions mis en œuvre,
• voire conduit lui-même, en particulier dans le cas de problèmes de management complexes ou de conflit d’intérêts local, la définition et le suivi de ces plans avant émission de ses conclusions et recommandations aux organisations opérationnelles de 3DS.

Il est informé de la clôture du Signalement lorsque les allégations sont inexactes ou infondées, ou lorsque le Signalement est devenu sans objet.

7.1 Le Lanceur d’Alerte est informé de la réception de son Signalement, par écrit, au plus tard dans les sept (7) jours ouvrés à compter de cette réception.

Si le Signalement est estimé irrecevable ou ne peut être exploité faute de précisions apportées, le Lanceur d’Alerte est informé par email des raisons pour lesquelles 3DS ne peut donner suite.

Lorsqu'il est possible de donner suite au Signalement, le Lanceur d'Alerte est informé, par écrit, des suites données à la réception de l'Alerte pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du Signalement, au plus tard dans un délai ne pouvant excéder trois (3) mois à compter de l’accusé de réception du Signalement.

Ces délais ne sont pas applicables aux Signalements anonymes.

En cas de Signalement anonyme, le Lanceur d’Alerte reçoit ces informations uniquement s’il a fourni un email de contact ou une adresse où lui écrire.

7.2 La personne visée par le Signalement est informée de l’existence d’un Signalement la concernant et du traitement de ses données personnelles dans ce cadre dans un délai raisonnable en principe d’un (1) mois à compter du traitement du Signalement.
Toutefois, cette information peut être différée lorsqu’elle est susceptible de compromettre gravement la réalisation des objectifs du traitement du Signalement, à l’image d’un risque de destruction de preuves. Dans ce cas, l’information sera délivrée aussitôt le risque écarté notamment lors du premier entretien avec la personne visée et, à défaut, au plus tard à l’issue du traitement du Signalement. Sauf consentement exprès du Lanceur d’Alerte, l’information ne contiendra pas d’information relatives à son identité.

7.3 Les personnes impliquées dans le recueil ou le traitement du Signalement (notamment les témoins) seront informées du traitement de leurs données personnelles dans les meilleurs délais et au plus tard lors de la première prise de contact.

7.4 A l'issue du traitement du Signalement, le Lanceur d’Alerte sera informé par e-mail de la clôture de la procédure.

Lorsqu’une sanction disciplinaire ou une procédure contentieuse est engagée suite au Signalement à l’égard de la personne visée, cette dernière peut obtenir la communication de ces éléments en vertu des règles de droit commun.

Les données personnelles collectées dans le cadre de la présente Procédure de Lancement d'Alerte sont traitées par 3DS en tant que responsable de traitement.

Ces données personnelles seront communiquées uniquement (i) aux Référents, (ii) aux personnes spécialement chargées de la gestion des Signalements au sein de 3DS (notamment des enquêtes et de leurs suites) et à la condition que cette communication soit nécessaire au traitement du Signalement, et (iii) aux autorités compétentes ayant le droit de demander la communication de ces données.

Des explications détaillées sur la protection des données personnelles par 3DS figurent en Annexe A de la Procédure.

Comment sont protégées les Données personnelles dans le cadre de la présente Procédure de Lancement d’Alerte ?

Les données personnelles collectées dans le cadre de la présente Procédure de Lancement d'Alerte sont traitées par Dassault Systèmes en tant que responsable de traitement.

Ces données personnelles seront communiquées uniquement (i) aux Référents, (ii) aux personnes spécialement chargées de la gestion des Signalements au sein de Dassault Systèmes (notamment des enquêtes et de leurs suites) et à la condition que cette communication soit nécessaire au traitement du Signalement, et (iii) aux autorités compétentes ayant le droit de demander la communication de ces données.

1. Qui sont les personnes concernées par la protection des données personnelles ?
   
   Dans le cadre de cette Procédure de Lancement d’Alerte, Dassault Systèmes collectera et conservera les données personnelles des personnes suivantes (les « Personnes Concernées ») :
   
   • Les auteurs des Signalements ;
   • Les personnes visées par les Signalements ;
   • Les personnes intervenant dans le recueil ou le traitement des Signalements, notamment les témoins, les facilitateurs, les tiers en lien avec les auteurs de Signalement.
    
2. Quelles données personnelles sont collectées ?
   
   Les données personnelles collectées dans le cadre de la Procédure de Lancement d’Alerte peuvent notamment inclure :
   
   • L’identité, la fonction, et les données de contact des Personnes Concernées,
   • Les faits signalés et les éléments recueillis dans le cadre de la vérification des faits signalés,
   • Les comptes rendus des opérations de vérification, les suites données aux Signalements.
   
   Eu égard à la nature du traitement et en fonction de l’objet du Signalement, Dassault Systèmes peut également être amené à collecter des données personnelles sensibles au sens de la Règlementation sur la protection des données personnelles applicable.
   
   C’est pourquoi Dassault Systèmes a réalisé une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) afin de s’assurer que ledit traitement présentait toutes les garanties appropriées pour préserver les droits et libertés des Personnes Concernées. Cette analyse d’impact a fait l’objet d’une évaluation et d’une validation par le délégué à la protection des données de 3DS.
   
   Conformément au principe de minimisation, Dassault Systèmes veille à ce que seules les données nécessaires à la poursuite des finalités du traitement soient effectivement collectées et traitées, en rappelant aux auteurs de Signalements que les informations communiquées dans le cadre de la Procédure de Lancement d’Alerte doivent rester factuelles et présenter un lien direct avec l’objet du Signalement.
    
3. Quelle est la durée de conservation par Dassault Systèmes des données personnelles ? 
   
   Les données personnelles sont conservées par Dassault Systèmes pour toute la durée du traitement du Signalement, sans préjudice d'obligations légales de conservation et des durées de prescription.
   
   De manière générale, les Signalements ne peuvent être conservés que le temps strictement nécessaire et proportionné à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d'éventuelles enquêtes complémentaires. Plus précisément, les données personnelles des Personnes Concernées sont conservées :
   
   • en base active pour une durée raisonnable à compter de la réception du Signalement, jusqu’à la prise de décision définitive sur les suites à réserver à l’Alerte ;
   • sous forme d’archives intermédiaires (i.e. accessibles seulement par des personnes spécialement habilitées, ayant un intérêt à en connaître en raison de leurs fonctions) après la prise de décision définitive, pour une durée raisonnable strictement proportionnée à leur traitement et à la protection de leurs auteurs, des personnes qu'ils visent et des tiers qu'ils mentionnent, en tenant compte des délais d’éventuelles enquêtes complémentaires.
   
   Lorsqu’une suite est donnée au Signalement, notamment une procédure disciplinaire ou des poursuites judiciaires sont engagées à l’encontre de la personne visée ou de l’auteur d’un Signalement abusif, les données relatives au Signalement sont conservées jusqu’au terme de la procédure judiciaire, du délai de prescription ou de l’épuisement des voies de recours.
   
   En ce qui concerne les archives, elles sont conservées conformément à la politique générale de conservation des archives appliquée au sein de Dassault Systèmes, pour une durée n’excédant pas, dans tous les cas, les délais de procédures contentieuses.
    
4. Quelles sont les finalités du traitement des données personnelles par Dassault Systèmes ? 
   
   Les données personnelles recueillies dans le cadre de la Procédure de Lancement d'Alerte sont utilisées uniquement pour les besoins du traitement du Signalement (recueillir et traiter les Alertes, effectuer les vérifications, enquêtes et analyses, définir les suites à donner à l’Alerte, ainsi que protéger les Personnes Concernées comme prévu par cette Procédure), et pour exercer ou défendre des droits en justice, afin de satisfaire aux obligations légales applicables et/ou à l’intérêt légitime de Dassault Systèmes.
    
5. Comment Dassault Systèmes gère les transferts de données personnelles ? 
   
   Pour les besoins des vérifications ou des enquêtes à mener suite aux Signalements, les données personnelles traitées peuvent être transférées vers les pays où Dassault Systèmes est présent ; la liste de ces pays est régulièrement mise à jour et accessible sur la page du site web suivante.
   
   Pour garantir un niveau de protection suffisant lors des transferts vers des pays qui ne sont pas considérés par les autorités du pays de la Personne Concernée (par exemple la Commission Européenne) comme offrant un niveau adéquat de protection des données personnelles, le transfert sera basé sur des garanties reconnues par les autorités du pays de la Personne Concernée, comme offrant une protection adéquate des données personnelles (par exemple les clauses contractuelles types émises par la Commission européenne, ou tout autre mécanisme pertinent).
   
   Les Personnes Concernées peuvent demander plus d'informations sur le mécanisme utilisé par 3DS lors du transfert de leurs données personnelles en adressant une demande directement via le formulaire suivant.
    
6. Quels sont les droits des Personnes Concernées ?
   
   Conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, toutes les Personnes Concernées disposent d’un droit d’accès, de rectification et de restriction au traitement de leurs données personnelles.
   
   Le droit d’accès pourra être limité en fonction de la personne qui l’exerce, du stade de l’enquête et des risques d’identification du Lanceur d’Alerte.
   
   Le droit de rectification ne peut concerner que les données factuelles, dont l’exactitude matérielle peut être vérifiée par 3DS à l’appui d’éléments probants, et ce sans que soient effacées ou remplacées les données, même erronées, collectées initialement.
   
   Toutefois, conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, les Personnes Concernées ne peuvent pas exercer les droits à l’effacement, d’opposition et à la portabilité de leurs données personnelles dans la mesure où leur traitement en application de la présente Procédure est nécessaire au respect d’obligations légales auxquelles 3DS est soumis.
   
   L'ensemble de ces droits peuvent être exercés en adressant une demande via le formulaire de contact suivant.
   Les Personnes Concernées disposent également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (la CNIL).
    
7. Qui contacter en cas de question sur les données personnelles ? 
   
   Toute personne intéressée peut contacter le délégué à la protection des données de 3DS en adressant sa demande via le formulaire de contact suivant.

Les dispositions de la présente annexe B précisent les spécificités en termes de lancement d’alerte pays par pays.

FRANCE

Modalités du signalement externe

• Le Lanceur d’Alerte a la possibilité d’adresser un Signalement externe soit après avoir effectué un Signalement interne, soit directement, aux autorités compétentes parmi celles désignées par le Décret n°2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n’2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d‘alerte.
• Cette annexe du Décret liste les autorités compétentes par type d’objet de l’alerte. Elle est disponible ici.

Facilitateurs

• En France, les facilitateurs, qui bénéficient également de la protection, doivent être entendus comme toute personne physique ou toute personne morale de droit privé à but non lucratif (par exemple un syndicat ou une association) qui aide un Lanceur d'Alerte à effectuer son signalement.

Vous trouverez ces numéros de téléphone en cliquant sur le lien suivant.

[1] Il s’agit notamment des lois françaises n°2016-1691 du 9 décembre 2016 relative à la lutte contre la corruption (« Loi Sapin 2 ») ; n° 2017-399 du 27 mars 2017 relative au devoir de vigilance des sociétés mères et des entreprises donneuses d'ordre (« Devoir de Vigilance ») et de la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d'alerte (« Loi Waserman ») transposant en droit français la  directive 2019/1937 du 23 octobre 2019 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l’Union, plus communément appelée Directive sur les Lanceurs d’alerte, ainsi que son décret d'application n° 2022-1284 du 3 octobre 2022.

[2] Dassault Systèmes désigne Dassault Systèmes S.E. ainsi que l’ensemble des personnes et entités sous le contrôle direct ou indirect de Dassault Systèmes S.E., ou sous contrôle commun avec cette dernière, que ce contrôle soit exercé par une autorité de gestion, par une participation au capital ou autrement.

[3] Responsables de l’éthique et de la conformité ;

[4] Le Lanceur d'Alerte peut également solliciter un entretien physique ou une visioconférence pour adresser son Signalement. Dans tous les cas, un signalement par oral devra être enregistré avec le consentement du Lanceur d'Alerte. En l'absence de consentement à l'enregistrement, le Lanceur d'Alerte sera invité à réaliser son Signalement par écrit ;