Assistante Executive - DELMIA R&D (F/H)

Au sein de la direction R&D de DELMIA, vous apporterez un soutien administratif et organisationnel au/à la Vice-Président(e) ainsi qu’à ses équipes. Véritable partenaire du management, vous jouerez un rôle clé dans la coordination des activités, la fluidité de la communication et le bon fonctionnement de l’organisation.

Poste en CDI, basé à Vélizy Villacoublay.

Vos missions :

Dans ce poste, vous accompagnez les managers et leurs équipes au quotidien. Vous gérez les agendas, les e-mails et les appels téléphoniques, tout en assurant l’organisation complète des déplacements professionnels. Vous veillez à la bonne gestion des notes de frais et participez activement au partage des bonnes pratiques au sein de l’organisation, notamment via la plateforme 3DEXPERIENCE. Engagé(e) dans la communauté des assistant(e)s, vous contribuez à l’amélioration continue des méthodes de travail.

Vous serez également en charge de l’organisation et de la coordination d’événements internes et externes, sur site ou hors site, dans le respect des budgets alloués. Vous gérez les commandes et suivez les dépenses tout en veillant à la bonne circulation de l’information entre les différentes équipes.

Sur le plan logistique, vous accueillez les visiteurs, facilitez l’intégration des nouveaux collaborateurs et assurez la préparation des réunions : invitations, informations aux participants, réservation des salles ou des espaces de restauration. Vous veillez à signaler tout dysfonctionnement et proposez des pistes d’amélioration pour renforcer l’efficacité des processus internes.

En matière de communication, vous organisez les présentations M2/M3, rédigez les comptes rendus de réunions et suivez les actions à mettre en œuvre. Vous êtes un point de contact privilégié pour les collaborateurs, les dirigeants et les partenaires externes, et jouez un rôle central dans la circulation de l’information.

Enfin, en tant qu’Executive Assistant, vous êtes la personne de confiance du/de la Vice-Président(e). Vous facilitez la communication entre les équipes et les clients, coordonnez la préparation des présentations stratégiques et veillez au bon déroulement des échanges. Vous contribuez à la mise en place et à la diffusion de processus internes et participez à l’organisation d’événements d’envergure en lien avec les autres assistant(e)s de l’équipe.