Este Procedimiento de denuncia de irregularidades complementa las disposiciones del Código de Conducta Empresarial de Dassault Systèmes.
Se ha elaborado y actualizado para aplicar las leyes anticorrupción y de deber de vigilancia francesas y la Directiva Europea de 23 de octubre de 2019 sobre la protección de los denunciantes de irregularidades[1].
Es de aplicación en todas las empresas del grupo Dassault Systèmes[2] (en adelante, «3DS»), y hay que señalar que las disposiciones específicas del país aparecen en el Apéndice B de este procedimiento.
Este Procedimiento de denuncia de irregularidades se debe aplicar a las personas denunciantes de irregularidades.
Una persona «denunciante de irregularidades» (o «Whistleblower») es una persona que notifica o revela, sin recibir una compensación financiera directa, y de buena fe, información relativa a una infracción (tal como se define en el artículo 3 más abajo).
Un Denunciante de irregularidades puede lanzar su Alerta dentro o fuera del ámbito de su actividad profesional. Si la información no se ha obtenido en el desarrollo de actividades profesionales, el denunciante debe conocer los hechos personalmente. En cualquier caso, debe pertenecer a alguno de los siguientes grupos:
• Empleados de 3DS: directivos, empleados y becarios de 3DS, en cualquier cargo, posición jerárquica o lugar de trabajo, tanto si están en un proceso de selección como si ya han sido contratados (siempre que la información se haya recogido en el proceso de candidatura), y tanto si trabajan a tiempo completo como a media jornada, con contrato temporal o fijo
• Antiguos empleados de 3DS: siempre que la información se haya recopilado en el contexto de esa relación laboral
• Contratistas ocasionales y externos/empleados de 3DS: sobre todo, proveedores de servicios a los que se les haya asignado una dirección @3ds.com, sea cual sea su labor e independientemente de que estén en proceso de negociación de su contrato
• Contratistas de 3DS y sus subcontratistas, ya sean personas físicas o, en el caso de entidades legales, miembros de su dirección administrativa u órganos de supervisión, así como miembros de su plantilla
• Accionistas y titulares de derecho a voto en la Asamblea General de 3DS
• Miembros de los órganos administrativos, de dirección o supervisión de 3DS
3DS se compromete a tratar cualquier alerta, incluso de personas que no pertenezcan a ninguno de los grupos anteriores.
El uso del Procedimiento de denuncia de irregularidades no es obligatorio, ni excluyente.
Las Alertas se pueden realizar por distintos medios. Tanto si se reciben dentro como fuera del marco de este procedimiento, 3DS tratará todas las alertas que reciba y aplicará los principios de confidencialidad y no represalia que establece este procedimiento. (Ver artículo 5).
En algunos países, un denunciante de irregularidades puede enviar una Denuncia de irregularidades a autoridades externas de forma simultánea o alternativa, según permita la legislación del país en cuestión.
Consulte el Apéndice B de este Procedimiento de denuncia de irregularidades para obtener más información sobre las disposiciones específicas de cada país en cuanto a las denuncias.
Si lo considera justificado, cualquier denunciante de irregularidades que sepa de:
• Una conducta o situaciones que puedan constituir un incumplimiento del Código de Conducta Empresarial, en particular los actos de corrupción o tráfico de influencias, como se describe en el Código de Conducta Empresarial y Política anticorrupción de 3DS
• Un delito, una violación (o intento de ocultación de una violación) de la ley o reglamentos o de un compromiso internacional ratificado o aprobado por Francia o de la legislación de la Unión Europea
• Una amenaza o daño al interés público
• Un riesgo de violaciones graves de los derechos humanos y las libertades fundamentales, la salud humana y las reglas de seguridad o daños al medioambiente
(en adelante «Infracciones» o, de forma individual, una «Infracción»)
puede informar, de buena fe y sin una compensación financiera directa, de dicha Infracción, de conformidad con el procedimiento de denuncia de irregularidades establecidas en el presente documento (en adelante, «Alerta»).
Algunos hechos no se pueden denunciar si entran en la categoría de:
• Secretos de seguridad nacional y defensa
• Información protegida o clasificada
• Información en deliberaciones judiciales
• La confidencialidad de una investigación o procedimiento judicial
• Secreto profesional entre abogado-cliente
• Información médica confidencial
4.1 ¿Con quién tengo que hablar para lanzar una Alerta de denuncia de irregularidades?
Cualquier denunciante de irregularidades que desee advertir a 3DS de una Infracción puede enviar su informe, junto con cualquier información y/o documento que respalde la Alerta, al departamento de 3DS Business Ethics y a los responsables de People Ethics[3] (denominados, conjuntamente, los «Responsables de las alertas»):
• De preferencia, por escrito
- Por correo electrónico a: people.ethicscommittee@3ds.com
- O con un formulario online para la Comisión Ética de Dassault Systèmes, disponible en el siguiente enlace
• O bien verbalmente
- Dejando un mensaje de voz en un buzón de voz al efecto
- O bien en una reunión en persona[4].
Consulte el Apéndice C para encontrar el número del buzón de voz que corresponda a su país.
Solo los responsables de las alertas tienen acceso a esos buzones de voz y de correo. Actúan en nombre y por cuenta de la Comisión de ética de 3DS.
En caso de que la Infracción notificada afecte a uno o varios Responsables de las alertas, el denunciante de irregularidades puede contactar por correo electrónico al presidente y consejero delegado de 3DS, quien trasladará este asunto directamente a la Comisión de ética de 3DS, cuya misión consiste en asegurar la conformidad con los valores de 3DS, como se detalla en el Código de Conducta Empresarial de Dassault Systèmes.
En algunos países, los Denunciantes de irregularidades pueden tener derecho a utilizar canales locales para lanzar una Alerta. Consulte el Apéndice B de este Procedimiento de denuncia de irregularidades para obtener más información de las disposiciones específicas de cada país en cuanto a las denuncias.
4.2 ¿Qué constituye una buena práctica de denuncia? ¿Cómo notificarlo de forma efectiva?
Para facilitar una tramitación eficiente de las Alertas, se recomienda a los Denunciantes de irregularidades que:
• Se identifiquen
• Indiquen si actúan como profesionales, especificando si encajan en alguna de las categorías indicadas anteriormente (véase el párrafo 1, «¿Quién puede ser un denunciante de irregularidades?». En caso de que no sea así, indique si conoce personalmente los presuntos hechos
• Describan la situación con precisión, ofreciendo datos, fechas y nombres de las personas implicadas
• Presenten evidencia factual (por ej., informes, documentos, correspondencia) que ayude a comprobar los presuntos hechos, para que se pueda realizar una investigación adecuada y se pueda desincentivar cualquier acción difamatoria
El lenguaje empleado para describir los presuntos hechos debe reflejar tales hechos de forma honesta, así como cualquier elemento de incertidumbre.
Posteriormente, los intercambios entre el Denunciante de irregularidades y los Responsables de las alertas se realizarán por correo electrónico o por teléfono, mensajería instantánea inmediata interna de 3DS y/u otros medios disponibles en la plataforma 3DEXPERIENCE. Los responsables de las alertas también pueden sugerir la celebración de reuniones, incluidas videoconferencias y reuniones en remoto.
4.3 ¿Las Alertas de denuncia de irregularidades pueden ser anónimas?
Las alertas pueden ser anónimas Sin embargo, no se fomentan las Alertas anónimas dado que dificultan la realización de una investigación en profundidad para determinar los hechos y organizar la protección del denunciante de las irregularidades.
5.1 3DS garantiza la confidencialidad
3DS garantiza la confidencialidad y la integridad de la información recopilada en el marco de una alerta de un Denunciante de irregularidades, en particular la identidad del propio Denunciante.
3DS se compromete a mantener la confidencialidad del Denunciante de irregularidades.
Salvo con el consentimiento explícito del Denunciante de irregularidades, su identidad (o los elementos que posibilitan su identificación) solo se comunicará a las personas responsables específicamente del tratamiento de las Alertas en 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento) y solo en el caso de que esta comunicación sea necesaria para el tratamiento de la Alerta. Estas personas están unidas por obligaciones de confidencialidad estricta, en virtud de la Carta de la Comisión de ética de Dassault Systèmes.
3DS también se compromete a mantener la confidencialidad y garantizar la integridad de la información recopilada en el contexto de una Alerta, así como de:
• La identidad de las personas a las que se refiere la Alerta de denuncia de irregularidades
• La identidad de cualquier tercero mencionado en la Alerta
3DS siempre puede comunicar la identidad del denunciante de irregularidades (o elementos que permitan su identificación) y la identidad de la persona a la que se refiere (o elementos que permitan su identificación) a las autoridades judiciales. Después se informará al denunciante de irregularidades, salvo que esta información pudiera comprometer el procedimiento judicial.
5.2 3DS prohíbe formalmente cualquier represalia
Las represalias están estrictamente prohibidas. Una Alerta de un Denunciante de irregularidades no puede dar lugar a medidas de represalias.
3DS prohíbe cualquier forma de represalia, incluidos los intentos de represalias, contra cualquier Denunciante de irregularidades que lance una Alerta de denuncia de irregularidades de buena fe.
Entre las medidas de represalias se pueden citar, por ejemplo: (i) quedar excluidos de un proceso de selección o de acceso a unas prácticas o periodo de formación profesional, (ii) ser castigados o despedidos o (iii) estar sujetos a cualquier tipo de coacción, intimidación, acoso, ostracismo o ataques contra la reputación en redes sociales o (iv) ser sometidos a medidas discriminatorias, directas o indirectas, sobre todo en relación con la remuneración, medidas de distribución de beneficios o distribución de acciones, formación, reclasificación, asignación, cualificación, clasificación, ascenso, traslado o renovación de contrato. Según los hechos y las circunstancias, los actos de acoso moral pueden también ser una forma de represalia.
Dado que este procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades no es obligatorio, 3DS también prohíbe las sanciones y represalias contra personas que lancen una Alerta fuera del procedimiento de Alerta de denuncia de irregularidades.
Un uso indebido o de mala fe del Procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades o una alerta de denuncia de irregularidades (con la única finalidad de dañar los intereses de un empleado o de 3DS en concreto) puede exponer a su iniciador a sanciones disciplinarias, así como procedimientos legales.
En algunos países, las personas que ayudan a un Denunciante de irregularidades a lanzar una Alerta de denuncia de irregularidades («facilitadores») están protegidas en virtud de las condiciones que establece la legislación aplicable, sobre todo en lo referente a las represalias. Las disposiciones específicas de cada país están enumeradas en el Apéndice B del presente procedimiento.
Las alertas se analizan de forma imparcial, con el máximo cuidado, y están sujetas a la verificación, investigación cuando corresponda, y cualquier acción que se considere necesaria, de conformidad con la ley y los reglamentos aplicables.
Los responsables de las alertas pueden solicitar al denunciante de irregularidades información adicional para valorar la precisión de las alegaciones.
Los responsables de las alertas son los que se encargan de gestionarlas, por la autoridad que les confiere la Comisión ética de Dassault Systèmes.
La Comisión de ética de Dassault Systèmes se reúne una vez al mes. Sus miembros son, a fecha de este procedimiento, la secretaria de la empresa, el director de Recursos humanos, el director del departamento Jurídico, el director de Auditorías internas, el director a cargo de People Ethics, el director de Business Ethics and Compliance y el director de Compliance del grupo.
La Comisión se encarga de velar por el cumplimiento de las normas del Código de Conducta Empresarial y tiene la tarea de investigar sistemáticamente los eventos de no conformidad con el Código de Conducta Empresarial que se le notifiquen, sobre todo aquellos que llegan a través del Procedimiento de alerta de denuncia de irregularidades.
La Comisión ética:
• Es notificada de las violaciones de las políticas de ética y cumplimiento normativo específicas de 3DS, así como las recomendaciones y procesos
• Examina los planes de acción implementados
• En el caso de problemas de gestión complejos o conflictos de intereses locales, ejecuta, define y supervisa estos planes antes de enviar sus conclusiones y recomendaciones a las organizaciones operacionales de 3DS
La Comisión de ética es notificada del cierre de una investigación cuando las alegaciones son imprecisas o infundadas, o cuando la alerta se ha vuelto irrelevante.
7.1 El Denunciante de irregularidades recibe un aviso de que se ha recibido su Alerta, por escrito, en un plazo máximo de siete (7) días laborables desde la recepción.
Si la Alerta se considera inadmisible o no puede tramitarse, por falta de información, el Denunciante recibirá un correo electrónico con los motivos por los que 3DS no puede hacer un seguimiento.
Cuando sea posible hacer un seguimiento de la Alerta, el Denunciante recibirá una notificación, por escrito, de la acción iniciada al recibir la alerta, para poder valorar la precisión de las alegaciones y, cuando corresponda, poner remedio al asunto de la Alerta, como máximo en un plazo que no supere los tres (3) meses a partir del acuse de recibo de la alerta.
Estos plazos no se aplican a las Alertas anónimas.
En el caso de una Alerta anónima, el Denunciante de la irregularidad solo recibirá información cuando haya proporcionado un correo electrónico o una dirección postal.
7.2 La persona a la que se refiere la Alerta recibe una notificación de la Alerta sobre él o ella y de que sus datos se tratarán en este contexto durante un tiempo razonable, en principio un (1) mes desde la tramitación de la Alerta. Sin embargo, esta información puede retrasarse cuando pueda comprometer gravemente el compromiso de los objetivos del tratamiento de la Alerta, por ejemplo, cuando exista riesgo de destrucción de pruebas. En este caso, la información se facilitará en cuanto se elimine el riesgo, sobre todo durante la primera entrevista con la persona afectada o, en su defecto, a más tardar al finalizar el tratamiento de la Alerta. Salvo que el Denunciante de irregularidades dé su consentimiento explícito, la información no contendrá ninguna información relativa a su identidad.
7.3 Las personas que participen en la recogida o tratamiento de la Alerta (sobre todo, los testigos) serán notificados del tratamiento de sus datos personales lo antes posible y, a más tardar, en el momento del primer contacto.
7.4 Cuando la Alerta haya sido tramitada, el Denunciante de las irregularidades recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha cerrado el procedimiento.
Si se impone una sanción disciplinaria o se inician procedimientos legales contra la persona concernida a resultas de la Alerta, esta persona podrá obtener acceso a la información, tal como establecen las reglas de derecho consuetudinario.
Los datos personales recabados en el contexto de este Procedimiento de denuncia de irregularidades son tratados por 3DS, como responsable del tratamiento.
Estos datos personales solo se comunicarán (i) a los Responsables de las alertas, (ii) a las personas responsables específicamente de la gestión de las Alertas dentro de 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento), siempre que dicha comunicación sea necesaria para el tratamiento de la alerta y (iii) a las autoridades competentes que tengan derecho a solicitar la comunicación de tales datos.
En el Apéndice A de este procedimiento encontrará una explicación detallada sobre la forma en que 3DS protege sus datos personales.
¿Cómo se protegen los datos personales en el contexto de un Procedimiento de denuncia de irregularidades?
Los datos personales recabados en el contexto de este Procedimiento de denuncia de irregularidades son tratados por 3DS, como responsable del tratamiento.
Estos datos personales solo se comunicarán (i) a los Responsables de las alertas, (ii) a las personas responsables específicamente de la gestión de las Alertas en 3DS (en concreto, las investigaciones y su seguimiento), siempre que dicha comunicación sea necesaria para el tratamiento de la Alerta y (iii) a las autoridades competentes que tengan derecho a solicitar la comunicación de tales datos.
Las disposiciones de este apéndice B establecen las características concretas de las reglas relativas a las alertas de denuncias de irregularidades país por país.
FRANCIA
Procedimientos de notificación externa
Facilitadores
Encontrará estos teléfonos en el siguiente enlace, donde podrá dejar un mensaje con su alerta en el buzón de voz correspondiente a su país.