Qualité et conformité

Quality Document Manager ()

Quality Document Manager

Le rôle Quality Document Manager permet aux entreprises de définir et de gérer globalement la documentation contrôlée à l'aide d'un processus de gestion des changements évolutif et via la gestion des formations à l'échelle de l'entreprise. La collaboration au moyen des signatures électroniques permet la mise en œuvre de la conformité suivant les normes et réglementations de l'industrie.

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Description

La survie des sociétés réglementées dépend de leur capacité à lancer, avant la concurrence, le meilleur produit possible sur le marché, rapidement et sans pour autant compromettre la conformité. Leur objectif est d'obtenir un produit de qualité optimale avec un minimum de contraintes en matière de conformité. Quality Document Manager établit et applique les normes de l'entreprise de manière à favoriser le développement et la production cohérents de produits de qualité supérieure qui répondront, voire dépasseront, les exigences réglementaires et qualitatives.

Quality Document Manager automatise et pilote à l'échelle de l'entreprise la gestion des changements, la diffusion des révisions, les formations et la distribution des documents approuvés. Quality Document Manager simplifie le processus de modification et de révision des documents et, surtout, permet de limiter les risques associés à l'utilisation de documents erronés et obsolètes.

Les changements proposés sont évalués, les justifications documentées et les plans de modifications définis et exécutés. Les changements sont attribués à des réviseurs et des approbateurs dont la signature électronique est requise pour diffuser les documents approuvés dans l'ensemble de l'entreprise. Le processus de gestion des changements garantit une mise en œuvre homogène sur plusieurs sites des documents approuvés en fonction de dates d'effet. De plus, des révisions ont lieu régulièrement pour garantir la conformité et la précision en toutes circonstances des documents selon leur utilisation prévue.

Quality Document Manager veille, en conservant une trace de cette procédure, à ce que tous les personnels des sites concernés connaissent les changements et soient formés aux documents contrôlés nouveaux et révisés. Pour chaque document nouveau ou révisé diffusé dans l'entreprise, le système envoie automatiquement des notifications par e-mail au personnel concerné par le document en question. Le processus de formation automatisé invite les collaborateurs à accuser réception des documents approuvés, et requiert des signatures électroniques ainsi que des mentions de type « Lu et approuvé » pour vérifier que les parties prenantes ont effectué les tâches de formation obligatoires associées. Ce processus permet d'attribuer facilement les formations par site, puis de vérifier qu'elles ont bien été suivies, en vue d'audits sur la qualité.